ISO 56001 – jak uporządkować zarządzanie innowacjami w organizacji?

W wielu organizacjach pomysłów nie brakuje. Trudniej zdecydować, które z nich rozwijać, jak przydzielać zasoby i kiedy zakończyć nierokujący projekt. Norma ISO 56001 pomaga uporządkować ten proces, powiązać działania innowacyjne ze strategią i wprowadzić wspólne kryteria oceny.

Warto więc przyjrzeć się bliżej, czym jest norma ISO 56001 i jakie obszary systemu zarządzania innowacjami obejmuje.

Czym jest ISO 56001?

ISO 56001:2024 „Innovation management system — Requirements” to międzynarodowa norma określająca wymagania dotyczące ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i doskonalenia systemu zarządzania innowacjami, określanego skrótem IMS – Innovation Management System.

Norma została opublikowana we wrześniu 2024 roku. Może być stosowana przez organizacje niezależnie od ich wielkości, branży, struktury oraz rodzaju oferowanych produktów i usług. Jej celem jest zwiększenie zdolności organizacji do konsekwentnego i skutecznego tworzenia wartości poprzez innowacje.

Norma ISO 56001 nie wskazuje, jakie konkretnie produkty lub technologie organizacja powinna rozwijać. Tworzy natomiast ramy zarządcze, które pomagają:

• powiązać działania innowacyjne ze strategią organizacji;
• identyfikować i oceniać szanse oraz pomysły;
• zarządzać portfelem inicjatyw i przeznaczanymi na nie zasobami;
• uwzględniać ryzyko i niepewność podczas podejmowania decyzji;
• mierzyć rezultaty i rozwijać kulturę wspierającą innowacyjność.

System zarządzania innowacjami nie powinien być więc rozumiany jako pojedynczy projekt, konkurs pomysłów pracowniczych czy zadanie przypisane wyłącznie do działu badań i rozwoju. Jest to spójny sposób zarządzania zdolnością całej organizacji do tworzenia i wdrażania nowych rozwiązań.

ISO 56001 a ISO 56002 – czym różnią się te normy?

Przed opublikowaniem ISO 56001 organizacje korzystały przede wszystkim z normy ISO 56002:2019, zawierającej wytyczne dotyczące systemu zarządzania innowacjami.

Podstawowa różnica dotyczy charakteru obu dokumentów:

• ISO 56001:2024 jest normą zawierającą wymagania dla systemu zarządzania innowacjami;
• ISO 56002:2019 zawiera wytyczne dotyczące ustanawiania, wdrażania, utrzymywania i ciągłego doskonalenia takiego systemu.

ISO 56001 stanowi zatem normę wymagań i może być wykorzystywana jako podstawa do oceny zgodności systemu. ISO 56002 pozostaje materiałem wspierającym, pokazującym szerzej możliwe podejścia i dobre praktyki.

Obie normy należą do rodziny ISO 56000. Obejmuje ona również dokumenty dotyczące zarządzania partnerstwami innowacyjnymi, własnością intelektualną, inteligencją strategiczną, pomysłami, szansami oraz pomiarem działalności innowacyjnej.

Przeczytaj również: Wszystko o normach ISO, wdrażaniu i certyfikacjach

Dlaczego zarządzanie innowacjami wymaga systemowego podejścia?

Na początku prac nad nowym rozwiązaniem organizacja nie zna jeszcze wszystkich kosztów, możliwości technicznych ani reakcji klientów i rynku. Decyzje powinny być więc podejmowane etapami, na podstawie kolejnych testów i zdobywanych informacji.

Brak wspólnych zasad może prowadzić do rozwijania pomysłów niezwiązanych ze strategią, powielania prac przez różne zespoły, zbyt późnego kończenia nierokujących projektów oraz utraty wiedzy zdobytej podczas testów.

ISO 56001 porządkuje sposób oceny inicjatyw, przydzielania zasobów i podejmowania decyzji. Nie eliminuje niepewności, ale pomaga organizacji świadomie nią zarządzać.

Najważniejsze obszary ISO 56001

ISO 56001 wykorzystuje strukturę charakterystyczną dla norm dotyczących systemów zarządzania. Dzięki temu system zarządzania innowacjami może zostać zintegrowany między innymi z systemem zarządzania jakością, bezpieczeństwem informacji, ciągłością działania czy sztuczną inteligencją.

Kontekst, strategia i cele innowacyjne

Punktem wyjścia jest zrozumienie warunków, w których działa organizacja. Obejmuje to analizę czynników wewnętrznych i zewnętrznych, potrzeb zainteresowanych stron oraz kierunków zmian technologicznych, gospodarczych, społecznych i regulacyjnych.

Na tej podstawie można określić, po co organizacji innowacje, w jakich obszarach powinny być rozwijane i jakie rezultaty mają przynieść. Działania innowacyjne mogą dotyczyć:

• • • rozwoju nowych produktów, usług lub modeli biznesowych;
    • usprawniania procesów i poprawy doświadczeń klientów;
    • wykorzystania nowych technologii;
    • zwiększania odporności organizacji oraz dostosowania do zmian rynkowych, prawnych i społecznych.

Cele innowacyjne warto określić w sposób umożliwiający monitorowanie postępów i zachowanie spójności z długoterminowymi kierunkami rozwoju firmy. Poszczególne inicjatywy wspierają wówczas konkretne zamierzenia biznesowe, zamiast funkcjonować jako niezależne projekty.

Przywództwo i zaangażowanie kierownictwa

Skuteczny system zarządzania innowacjami wymaga aktywnego udziału najwyższego kierownictwa. Zarząd wyznacza kierunek, zapewnia zasoby i tworzy warunki sprzyjające rozwijaniu nowych rozwiązań.

Samo powołanie zespołu ds. innowacji nie wystarczy. Potrzebne są również jasno zakomunikowane oczekiwania, określone odpowiedzialności i udział kierownictwa w ocenie osiąganych rezultatów.

Zarządzanie szansami i ryzykiem

Każda inicjatywa innowacyjna wiąże się zarówno z potencjalnymi korzyściami, jak i zagrożeniami. Analiza może obejmować kwestie finansowe, technologiczne, regulacyjne, operacyjne i reputacyjne, a także zagadnienia związane z cyberbezpieczeństwem, ochroną informacji czy etyką.

Wraz z rozwojem projektu i pojawianiem się nowych danych warto ponownie oceniać przyjęte założenia. Pozwala to podejmować decyzje na podstawie aktualnych informacji.

Zarządzanie portfelem innowacji

Organizacja może prowadzić jednocześnie wiele inicjatyw różniących się poziomem ryzyka, przewidywanymi korzyściami, kosztami i czasem realizacji. ISO 56001 zwraca uwagę na potrzebę zarządzania całym portfelem, a nie tylko pojedynczymi projektami.

Regularna ocena portfela pozwala zdecydować, które inicjatywy warto dalej finansować, zmienić, czasowo wstrzymać, połączyć z innymi projektami lub zakończyć. Dzięki temu środki mogą trafiać przede wszystkim do inicjatyw o największym potencjale.

Zasoby, wiedza i procesy innowacyjne

Rozwijanie innowacji wymaga odpowiednich kompetencji, czasu, budżetu, infrastruktury i dostępu do informacji. Ważna jest także współpraca z klientami, dostawcami, startupami, uczelniami i innymi partnerami zewnętrznymi.

System powinien porządkować sposób pozyskiwania i wyboru pomysłów, rozwijania koncepcji, prowadzenia testów oraz oceny uzyskanych rezultatów. Norma nie narzuca jednej metodyki prowadzenia projektów. Organizacja może wykorzystywać podejścia zwinne, design thinking, lean startup, metody eksperymentalne lub własne procedury.

Wiedzę zdobywaną podczas realizacji inicjatyw warto dokumentować i wykorzystywać w kolejnych projektach. System powinien także określać zasady ochrony i udostępniania technologii, danych, znaków towarowych, wzorów, wynalazków oraz innych elementów własności intelektualnej.

Monitorowanie i doskonalenie

Skuteczność warto oceniać na poziomie poszczególnych inicjatyw, jak i całego systemu zarządzania innowacjami.

Samo liczenie zgłoszonych pomysłów nie daje pełnego obrazu rezultatów. W zależności od celów przydatne mogą być również takie wskaźniki jak:

• • • czas od zgłoszenia pomysłu do rozpoczęcia jego weryfikacji;
    • odsetek inicjatyw poddanych walidacji;
    • wartość osiągnięta dzięki wdrożonym rozwiązaniom;
    • udział przychodów pochodzących z nowych produktów lub usług;
    • stopień realizacji celów określonych dla portfela innowacji.

Regularna analiza wyników, audyty wewnętrzne i przeglądy zarządzania pozwalają ocenić funkcjonowanie systemu oraz wskazać obszary wymagające korekty lub dalszego doskonalenia.

Jakie korzyści może przynieść wdrożenie ISO 56001?

Uporządkowanie zarządzania innowacjami pomaga przede wszystkim zwiększyć przewidywalność procesu, choć nie gwarantuje sukcesu każdej inicjatywy.

Do najważniejszych potencjalnych korzyści należą:

• lepsze powiązanie innowacji ze strategią i potrzebami biznesowymi;
• bardziej przejrzyste kryteria oceny pomysłów i podejmowania decyzji;
• skuteczniejsze kierowanie zasobów do inicjatyw o największym potencjale;
• sprawniejsza współpraca dzięki jasno określonym rolom i odpowiedzialnościom;
• rozwój kultury innowacyjności i większa zdolność reagowania na zmiany.

Standard wskazuje również na możliwość poprawy konkurencyjności, odporności organizacji, reputacji oraz zdolności do tworzenia wartości z nowych produktów, usług i procesów.

Przeczytaj również: Audyty systemu ISO – jakie są ich rodzaje, czemu służą i kiedy je przeprowadzać

Dla jakich organizacji przeznaczona jest norma?

Norma może być wdrażana zarówno przez duże przedsiębiorstwa, jak i przez mniejsze firmy, instytucje publiczne, uczelnie, organizacje badawcze czy podmioty non-profit.

Szczególnie przydatna może być dla organizacji, które:

• prowadzą wiele projektów rozwojowych, ale brakuje im wspólnych zasad ich oceny i nadzorowania;
• chcą zwiększyć skuteczność działań R&D, zespołów produktowych lub transformacji cyfrowej;
• inwestują w nowe technologie, w tym rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję;
• współpracują ze startupami, uczelniami lub partnerami technologicznymi;
• potrzebują udokumentowanego systemu możliwego do oceny lub przygotowują się do audytu certyfikacyjnego.

Wdrożenie nie musi obejmować od razu całej organizacji. Zakres systemu może zostać dopasowany do jej struktury i potrzeb, na przykład do konkretnej jednostki, grupy produktów, obszaru badań i rozwoju albo procesu transformacji.

Jak rozpocząć wdrożenie ISO 56001?

Wdrożenie systemu zarządzania innowacjami najlepiej rozpocząć od oceny obecnego sposobu działania organizacji i określenia, jaką rolę innowacje mają pełnić w jej strategii.

1. 1. Określenie celu i zakresu

Pierwszym zadaniem jest ustalenie, jakie problemy ma rozwiązać system, które jednostki lub procesy zostaną nim objęte oraz jakie rezultaty organizacja chce osiągnąć.

1. 2. Analiza obecnych praktyk

Kolejnym krokiem jest porównanie funkcjonujących rozwiązań z wymaganiami ISO 56001. Analiza powinna objąć odpowiedzialności, sposób oceny pomysłów, zarządzanie portfelem inicjatyw, finansowanie, kompetencje oraz pomiar wyników.

1. 3. Zaprojektowanie i uruchomienie systemu

Na podstawie wyników analizy organizacja określa procesy, role, kryteria podejmowania decyzji oraz zasady zarządzania wiedzą i własnością intelektualną. Ważne jest również zapewnienie odpowiednich zasobów, zaangażowania kierownictwa i przygotowania osób uczestniczących we wdrożeniu.

1. 4. Pilotaż i doskonalenie

System można najpierw przetestować w wybranym obszarze lub na ograniczonej grupie projektów. Wyniki pilotażu, audytów wewnętrznych i przeglądów zarządzania pozwalają poprawić przyjęte rozwiązania oraz stopniowo rozszerzać zakres systemu.

Norma ISO 56001 jako element zintegrowanego systemu zarządzania

Norma wykorzystuje strukturę zgodną z innymi normami systemowymi. Ułatwia to połączenie zarządzania innowacjami z istniejącymi procesami organizacji.

Przykładowo:

• ISO 9001 może wspierać zarządzanie jakością nowych produktów i procesów;
• ISO 27001 pomaga uwzględnić bezpieczeństwo informacji podczas rozwijania innowacji;
• ISO 22301 pozwala ocenić wpływ nowych rozwiązań na ciągłość działania;
• ISO 31000 wspiera podejście do zarządzania ryzykiem;
• ISO 42001 może zostać wykorzystana przy projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań wykorzystujących sztuczną inteligencję.

Integracja pozwala ograniczyć powielanie procesów dotyczących audytów, przeglądów zarządzania, kompetencji, dokumentacji i działań doskonalących.

Przygotuj się do wdrożenia standardu

Skuteczne wdrożenie systemu zarządzania innowacjami wymaga zrozumienia zarówno wymagań normy, jak i sposobów ich zastosowania w organizacji.

Szkolenie PECB Certified ISO 56001 Lead Implementer dostępne w naszej oferecie przygotowuje uczestników do planowania, wdrażania, utrzymywania, monitorowania i doskonalenia systemu zarządzania innowacjami.

Program obejmuje między innymi:

• podstawowe zasady systemu zarządzania innowacjami,
• interpretację wymagań normy,
• planowanie i rozpoczęcie wdrożenia,
• implementację systemu,
• monitorowanie oraz pomiar skuteczności,
• ciągłe doskonalenie,
• przygotowanie do audytu certyfikacyjnego.

Szkolenie jest przeznaczone dla osób odpowiedzialnych za wdrażanie, rozwijanie lub nadzorowanie systemu zarządzania innowacjami i dostępne jest w wariantach online, self-study i e-learning. Po jego ukończeniu uczestnik może przystąpić do egzaminu, a po jego zdaniu ubiegać się o odpowiednią kwalifikację PECB, zależną od posiadanego doświadczenia zawodowego i doświadczenia projektowego.

Dowiedz się więcej o szkoleniu PECB Certified ISO 56001 Lead Implementer i przygotuj się do skutecznego wdrożenia systemu zarządzania innowacjami w swojej organizacji.

Sprawdź szkolenie