Najczęstsze błędy w Planach Ciągłości Działania (na podstawie testów i symulacji sytuacji kryzysowych)

clock 5m 44s

Przeprowadzane przez nas testy Planów Ciągłości Działania i symulacje sytuacji kryzysowych pokazują, że większość firm popełnia te same, podstawowe błędy. Czego zatem się wystrzegać i o czym najczęściej zapominają organizacje tworząc Business Continuity Plan?

Testowanie Planów Ciągłości Działania – w postaci ćwiczeń i symulacji sytuacji kryzysowych – weryfikuje skuteczność posiadanych w firmie rozwiązań oraz sprawdza przygotowanie i kompetencje zespołu. Chociaż każdorazowo testy te przebiegają inaczej i dostosowywane są do specyfiki konkretnych organizacji, zasad w niej panujących oraz stosowanych procedur, to zauważamy, że pewne nieprawidłowości występują nader często, niezależnie od tego, do jakiej branży należy testowana firma. Nagminnie pojawia się ten sam wniosek: Business Continuity Plan stanowi niepraktyczny dokument, a jego procedury w rzeczywistości nie chroniłby organizacji przed kryzysem.

Zobacz także: Zasady testowania Planów Ciągłości Działania

Najczęściej wyciągane wnioski po testach Planów Ciągłości Działania i symulacjach sytuacji kryzysowych (pobierz infografikę):

  1. Nieaktualne procedury postępowania

Plany Ciągłości Działania są dokumentami, które bardzo szybko tracą na ważności. Opracowane dwa lata temu procedury mogą okazać się zupełnie nieprzydatne, m.in. dlatego, że pojawiają się nowe ryzyka i zagrożenia, które wcześnie nie były brane pod uwagę.

  1. Zdezaktualizowane dokumenty

Upływowi czasu podlega również dokumentacja, w której zawarte są takie istotne dane jak listy kontaktowe (nieaktualne chociażby ze względu na rotacje pracowników), kluczowi kontrahenci, podział zadań lub kompetencji decyzyjnych.

  1. Ograniczenie do typowych dla organizacji ryzyk

Bardzo często przedsiębiorstwa nie uwzględniają wszystkich istotnych dla utrzymania ciągłości biznesowej zagrożeń i ograniczają się tylko do kwestii związanych z typowymi dla siebie operacjami, zapominając np. o łańcuchach dostaw, atakach cybernetycznych czy zdarzeniach zupełnie od nich niezależnych, takich jak pandemie lub katastrofy naturalne.

  1. Brak szczegółów działania

Zdarza się, że Plany Ciągłości Działania są zbyt ogólne i nie uwzględniają istotnych szczegółów, konkretnych kroków, które należy wykonać. Wynika to z braku doświadczenia w zarządzaniu sytuacją kryzysową oraz z braku umiejętności realnego wyobrażenia kryzysu, zrozumienia, że wystąpienie zdarzenia jest rzeczywiście możliwe. Często dopiero w momencie symulacji kryzysu, pracownicy odkrywają, że pominęli ważne etapy działań naprawczych lub nie zadbali o tak istotne elementy jak posiadanie numerów kontaktowych do członków zespołu.

  1. Brak jasnego podziału ról i obowiązków

Kolejnym problem jest brak jasności co do tego, kto z członków zespołu odpowiada za konkretny zakres obowiązków i jak powinien postąpić w przypadku wystąpienia kryzysu.

  1. Brak ustalonych priorytetów… i procesów najmniej istotnych

Ważne jest, aby z wyprzedzeniem nie tylko określić, które z procesów i działań są kluczowe dla utrzymania ciągłości biznesowej, ale również, aby ustalić które z nich są najmniej ważne. Tak, aby w odpowiednim momencie z nich zrezygnować albo tymczasowo je zawiesić. Takie podejście pomaga uniknąć złych decyzji biznesowych i oszczędza czas na ich podjęcie.

symulacje sytuacji kryzysowych

Regularne przeprowadzanie symulacji sytuacji kryzysowych i testów Planów Ciągłości Działania pozwala weryfikować skuteczność posiadanych rozwiązań oraz ćwiczyć koordynację zespołu według scenariusza przewidzianego dla konkretnego zdarzenia.

  1. Nieodpowiedni ludzie na nieodpowiednich stanowiskach

Symulacje zdarzeń niejednokrotnie pokazują, że osoby, które postrzegane są jako dobrzy przywódcy, nie spisują się w kryzysowych sytuacjach. Kierowanie zespołem w normalnych warunkach nie jest przecież tym samym co zarządzanie kryzysem. Kwestia ta dotyczy nie tylko kierownictwa, ale także osób na innych stanowiskach.

  1. Nowi pracownicy nie znają procedur

O ile zespoły HR wiedzą już, że należy zadbać o odpowiedni onboarding pracownika, to osoby zarządzające niekoniecznie pamiętają o tym, że przeszkolenie nowych pracowników w zakresie zarządzania sytuacją kryzysową i zaznajomienie z posiadanymi procedurami jest równie istotne.

  1. Nieumiejętne zarządzania komunikacją kryzysową

Chociaż znaczna część firm posiada zespoły odpowiedzialne za PR, to nie wszystkie są odpowiednio przygotowane do prowadzenia komunikacji kryzysowej. Wymaga ona bowiem znacznie większego zaangażowania niż codzienna komunikacja polegająca na utrzymywaniu zainteresowania klientów czy mediów. Firmom nie tylko brakuje odpowiednich umiejętności, ale też nie posiadają planów komunikacji kryzysowej.

  1. Nieodpowiednia komunikacja wewnątrz firmy

Brak wcześniejszych, ustalonych procedur dotyczących przepływu informacji powoduje, że zespoły nie potrafią się ze sobą komunikować. Nieodpowiednia komunikacja dotyczy też sposobu przekazywania informacji o kryzysie. Zdarza się, że zespół dowiaduje się o kryzysie z zewnętrznych źródeł (np. z telewizji lub Internetu).

  1. Brak wystarczających zasobów awaryjnych

Częstym problemem jest brak procedur na wypadek problemów z dostępnością kluczowych komponentów i usług. Firmy nie określają również co zrobią, jeśli zmuszone zostaną świadczyć usługi poza siedzibą.

  1. Nieprzystosowanie na wypadek pracy zdalnej

Chociaż w obecnej, pandemicznej sytuacji wiele firm nadrobiło zaległości związane z dostosowaniem firmy i przygotowaniem pracowników na wypadek konieczności pracy z domu, to nadal część przedsiębiorstw nie posiada konkretnych (i bezpiecznych) procedur oraz rozwiązań technicznych umożliwiających pracę poza biurem.

Zobacz także: 6 powodów, dla których warto testować Plany Ciągłości Działania lub pobierz infografikę Dlaczego warto testować Plany Ciągłości Działania

symulacje sytuacji kryzysowych

Aby pobrać w większym rozmiarze, kliknij w grafikę.

Symulacje sytuacji kryzysowych i testy skuteczną metodą na sprawdzenie odporności firmy

Testy Planów Ciągłości Działania i symulacje sytuacji kryzysowych pokazują znacznie więcej nieprawidłowości. Nie sposób ich omówić tutaj wszystkich, ponieważ zależne są one od specyfiki danego biznesu. W artykule skupiliśmy się na tych najczęściej występujących oraz wspólnych dla firm z różnych branż i różnej wielkości. Warto zastanowić się więc czy powyższe, często popełniane błędy nie dotyczą również Waszych strategii. Aby w pełni przekonać się jak posiadane plany sprawdzą się w rzeczywistości, należy poddawać je regularnym testom. Działania te – podobnie jak audyty – są sprawdzoną metodą na wzmocnienie odporności firmy i przygotowanie jej na kryzys.

Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia w przeprowadzeniu testu Planu Ciągłości Działania? Napisz do nas na adres: kontakt@resilia.pl. Opracujemy test, ćwiczenia lub symulacje zgodnie z profilem Twojej firmy, a także opracujemy procedury aktualizacji BCP.

O wszystkich naszych usługach dot. Ciągłości Działania przeczytasz pod tym linkiem.



Źródło zdjęcia w treści artykułu: Technology photo created by master1305 - www.freepik.com
Skontaktuj się z nami
Resilia Sp. z o.o.
Resilia Sp. z o.o.
ul. Żurawia 43 lok. 205
00-680 Warszawa
KRS 0000379789
NIP 5222972858
REGON 142839818
Wyrażam zgodę na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących Administratora danych zgodnie z ustawą z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2017 r. poz. 1907 j.t.z późn. zm.)
Uzupełnienie powyższego pola oznacza zgodę na otrzymywanie od RESILIA Sp. z o.o. (RESILIA) informacji dotyczących oferty RESILIA drogą e-mailową. Zgodę można wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Administratorem danych osobowych jest RESILIA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żurawiej 43 lok. 205, 00-680 Warszawa. Dane osobowe osób korzystających z formularza kontaktowego przetwarzane są w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi zapytania przesłanego przez udostępniony formularz . Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o przysługujących Państwu uprawnieniach, znajduje się w naszej Polityce przetwarzania danych osobowych.
Administratorem danych osobowych jest RESILIA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żurawiej 43 lok. 205 , 00-680 Warszawa. Dane osobowe osób korzystających z formularza kontaktowego przetwarzane są w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi zapytania przesłanego przez udostępniony formularz . Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o przysługujących Państwu uprawnieniach, znajduje się w naszej Polityce przetwarzania danych osobowych.
Dziękujemy za przesłanie formularza z pytaniem. Postaramy się jak najszybciej na nie odpowiedzieć!
Niestety formularza nie udało się wysłać. Proszę spróbować ponownie później lub skontaktować się z nami bezpośrednio.

    Wyrażam zgodę na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących Administratora danych zgodnie z ustawą z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. z 2017 r. poz. 1907 j.t.z późn. zm.)

    Uzupełnienie powyższego pola oznacza zgodę na otrzymywanie od RESILIA Sp. z o.o. (RESILIA) informacji dotyczących oferty RESILIA drogą e-mailową. Zgodę można wycofać w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Administratorem danych osobowych jest RESILIA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żurawiej 43 lok. 205, 00-680 Warszawa. Dane osobowe osób korzystających z formularza kontaktowego przetwarzane są w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi zapytania przesłanego przez udostępniony formularz . Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o przysługujących Państwu uprawnieniach, znajduje się w naszej Polityce przetwarzania danych osobowych.

    Administratorem danych osobowych jest RESILIA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Żurawiej 43 lok. 205 , 00-680 Warszawa. Dane osobowe osób korzystających z formularza kontaktowego przetwarzane są w celu identyfikacji nadawcy oraz obsługi zapytania przesłanego przez udostępniony formularz . Więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym o przysługujących Państwu uprawnieniach, znajduje się w naszej  Polityce przetwarzania danych osobowych.