5 pomysłów na ciągłość działania w nowym roku

Chociaż od Nowego Roku minęło już kilka dni, to wciąż nie jest za późno na noworoczne postanowienia. Jeśli dopiero planujecie pracę na obecny rok, mamy dla Was kilka podpowiedzi usprawniających ciągłość działania w firmach. Sprawdźcie pomysły, które szybko i niskim kosztem podniosą odporność organizacji.

1. Wyślijcie pracowników na szkolenie

Każdy, nawet najbardziej doskonały system zarządzania przedsiębiorstwem, wymaga udziału pracowników firmy. Ich zaangażowanie i kompetencje są podstawą sukcesu zarówno na etapie wdrażania, jak i późniejszego utrzymania i doskonalenia systemu. Bez odpowiednio wyszkolonej kadry firma błądzi i niepotrzebnie popełnia błędy.

Jeżeli Wasza organizacja jest dopiero na początku przygody z BCM, polecamy wysłanie kilku pracowników na szkolenie. Dzięki niemu dowiedzą się, w jaki sposób przygotować i utrzymywać plany ciągłości działania (nawiasem mówiąc, mamy w naszej ofercie).

2. Zapytajcie dostawców o ich ciągłość działania

O globalnych łańcuchach dostaw jest ostatnio coraz głośniej, zwłaszcza w trakcie wielkich katastrof (np. marcowego trzęsienie ziemi w Japonii lub jesiennej powodzi w Tajlandii). Badania pokazują, że 85% firm doświadcza w ciągu roku co najmniej jednej przerwy w dostawach produktów lub usług. Trudne warunki pogodowe, niezapowiedziane awarie IT lub zakłócenia transportu po stronie zewnętrznych usługodawców mogą powodować zmniejszenie wydajności Waszej firmy, niezadowolenie klientów, utratę przychodów oraz inne skutki finansowe.

Nawet jeśli nie dysponujecie własnym planem ciągłości działania, wciąż możecie zapytać o niego swoich kontrahentów: Co robicie, aby moje zamówienia realizowane były na czas? Jak zabezpieczacie się na nieprzewidziane sytuacje? Odpowiedzialny i dobrze przygotowany dostawca nie tylko odpowie bez wahania, ale również z chęcią pokaże swoje rozwiązania zapasowe i opowie o ostatnim teście planu ciągłości działania.

3. Przeprowadźcie BIA (Business Impact Analysis)

Priorytety mają to do siebie, że są same najważniejsze. W sytuacji kryzysowej nigdy nie ma czasu, by spokojnie zastanowić się, w jakiej kolejności należy odtwarzać procesy biznesowe. Jeśli firma decyduje się na zabezpieczenie kluczowych zasobów (technologicznych, fizycznych, organizacyjnych), powinna zrobić to z pełną świadomością wartości, jaką może utracić i jakie w związku z tym nakłady inwestycyjne powinna ponieść.

Nawet najdłuższa podróż rozpoczyna się od pierwszego kroku w progu własnego domu, a w projekcie BCP takim krokiem jest poznanie organizacji. W trakcie analizy BIA sprawdzane są skutki przerwania procesów biznesowych i przygotowywana jest lista procesów (czynności, zadań) krytycznych i niekrytycznych. Bardzo często taka analiza odkrywa niedoceniane wcześniej procesy (zazwyczaj te związane ze spełnieniem wymagań prawnych) i pozwala na obiektywną ocenę ważności zadań priorytetowych.

4. Zróbcie przegląd planów

Każda żywa organizacja zmienia się; ewoluuje wewnętrznie i funkcjonuje w zmieniającym się otoczeniu zewnętrznym. Wprowadzane są nowe produkty i usługi, firma zdobywa nowe rynki, ludzie odchodzą lub zmieniają stanowiska… Dopóki nie spotka nas kryzys, zapominamy o planach i procedurach, które z każdą zmianą w organizacji stają się coraz mniej aktualne, a w rezultacie coraz mniej skuteczne i wiarygodne.

Jeśli posiadacie w firmie plan ciągłości działania, warto przynajmniej raz w roku dokonać jego przeglądu. Sprawdźcie, czy wszystkie listy kontaktowe są aktualne, czy nie zaszła potrzeba weryfikacji listy procesów krytycznych albo zagrożeń. Jeśli Wasz plan pokrył się lekką warstwą kurzu, istnieje duża szansa, że przestał być skuteczny.

5. Przetestujcie plan

Nic tak nie poprawia pewności siebie w kwestii ciągłości działania, jak dobry test. Plany mogą wyglądać dobrze na papierze, ale dopiero sprawdzenie ich w kontrolowanych warunkach „bojowych” pokazuje prawdziwą odporność organizacji. Jest wiele sposobów testowania planów ciągłości działania, o czym pisaliśmy już na blogu. Wybór najlepszego z nich uzależniony jest od dojrzałości Waszego systemu. Na początek na pewno najlepsze będzie proste ćwiczenie, na przykład wybranej procedury lub fragmentu planu.

Nie wiesz jak przygotować strategię? Masz pytania dotyczące utrzymania ciągłości działania?
Chętnie z Tobą porozmawiamy i podpowiemy co zrobić lub przygotujemy rozwiązanie dopasowane do Twojej firmy. Napisz do nas maila na adres: [email protected]