Wysyłanie życzeń i kartek świątecznych do klientów a RODO

clock 3m 0s

Święta zbliżają się wielkimi krokami. W dyskontach od dawna królują świąteczne ozdoby, a reklama internetowa coraz nachalniej przypomina o zakupie prezentów. To znak, że czas pomyśleć o wysyłce życzeń dla klientów i współpracowników. Czy taka wysyłka narusza przepisy RODO? Wyjaśniamy w artykule.

Choć przepisy RODO obowiązują od ponad 4 lat, to nadal pojawiają się kwestie budzące wątpliwości – jak na przykład ta czy wysyłanie kartek świątecznych pocztą elektroniczną i tradycyjną wedle RODO jest legalne. To, czy podczas takiej wysyłki dochodzi do przetwarzania danych osobowych, nie podlega dyskusji. Mamy bowiem do czynienia z danymi takimi jak: imię, nazwisko, adres mailowy lub stacjonarny.

Świąteczna tradycja nie zwalnia z obowiązku przestrzegania przepisów

Chociaż składanie życzeń stanowi powszechnie akceptowalny zwyczaj, to niestety nie zwalnia on z przestrzegania przepisów RODO. Mimo że ciężko wyobrazić sobie sytuację, w której wobec administratora zostają wyciągnięte konsekwencje za wysłanie świątecznej kartki, to jednak warto mieć na uwadze taką możliwość i postępować zgodnie z literą prawa. Firma musi w tym celu posiadać odpowiednią podstawę do przetwarzania danych osobowych.

Podstawy prawne do wysyłania życzeń, kartek i upominków świątecznych do klientów oraz współpracowników

Jak wskazuje UODO:

Jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych może być zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Często jest ona wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą”.

Należy jednak pamiętać, że zgoda musi być dobrowolna, konkretna, świadoma oraz powinna jednoznacznie okazać wolę osoby, której dane dotyczą. Co więcej, klient lub współpracownik powinien wyrazić zgodę w formie oświadczenia bądź wyraźnego działania potwierdzającego. Dodatkowo osoby, których dane przetwarzamy, muszą mieć możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie i w równie łatwy sposób, w jaki jej udzieliły.

Urząd Ochrony Danych Osobowych wskazuje również inną podstawę przetwarzania danych osobowych w celu wysyłki upominków czy składania życzeń drogą elektroniczną. Mianowicie podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mówiący o prawnie uzasadnionym interesie administratora. Firma, w przypadku wysyłki świątecznej, dba o utrzymanie dobrych relacji z klientami lub kontrahentami.

Przeczytaj również: Jak chronić dane osobowe? Podstawowe zasady ochrony danych osobowych

Przeczytaj również: Dane biometryczne – czy pracodawca może je przetwarzać?

Obowiązek informacyjny wobec osób, których dane przetwarzamy

Należy jednak pamiętać, że same podstawy do przetwarzania danych osobowych nie wystarczą. Organizacja powinna również, zgodnie z art. 13 RODO, spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, których dane przetwarza. Obowiązek ten powinien zostać zrealizowany najpóźniej w momencie pozyskiwania danych. Administrator musi zadbać również o to, aby w obowiązku informacyjnym wskazać prawo do wzniesienia sprzeciwu. W przypadku wyrażenia takiego sprzeciwu, firma nie będzie mogła przetwarzać danych osobowych w celu prowadzenia korespondencji, a więc i wysyłki, o której mowa.

Świąteczna wysyłka życzeń a RODO – podsumowanie

Podsumowując: wysyłanie przez firmy życzeń, kartek i upominków świątecznych nie łamie przepisów RODO, jeśli istnieją podstawy przetwarzania danych osobowych oraz spełniony zostanie obowiązek informacyjny. Kwestia ta odnosi się zarówno do wysyłki pocztą elektroniczną, jak i tradycyjną. Pamiętajmy jednak, aby przed wysyłką upewnić się, że posiadamy niezbędne zgody dotyczące przetwarzania danych osobowych.


Potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych? Napisz do nas kontakt@resilia.pl lub sprawdź nasze usługi i szkolenia.

Skontaktuj się z nami
Resilia Sp. z o.o.
Resilia Sp. z o.o.
ul. Żurawia 43 lok. 205
00-680 Warszawa
KRS 0000379789
NIP 5222972858
REGON 142839818

    Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w postaci imienia, nazwiska, nr telefonu, adresu e-mail przez Resilia Spółka z o.o. w celu prowadzenia działań marketingowych dotyczących jej produktów lub usług, w tym przesyłania informacji handlowych, w formie:


    Zapoznałem(-am) się z Regulaminem Usługi Newsletter i akceptuję go w całości.


    Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie i/lub otrzymywanie newslettera jest dobrowolne.

    Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana w dowolnym momencie przez złożenie oświadczenia – pisemnie – na adres Resilia sp. z o. o. ul. Żurawia 43 lok 205, 00-680 Warszawa lub elektronicznie – na adres kontakt@resilia.pl

    Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Resilia Spółka z o.o. Więcej o przetwarzaniu danych osobowych w związku ze skorzystaniem z formularza kontaktowego oraz usługą newsletter w Polityce prywatności.

    Dziękujemy za przesłanie formularza z pytaniem. Postaramy się jak najszybciej na nie odpowiedzieć!
    Niestety formularza nie udało się wysłać. Proszę spróbować ponownie później lub skontaktować się z nami bezpośrednio.

      Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w postaci imienia,
      nazwiska, nr telefonu, adresu e-mail przez Resilia Spółka z o.o. w celu
      prowadzenia działań marketingowych dotyczących jej produktów lub usług, w
      tym przesyłania informacji handlowych, w formie:



      Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie i/lub
      otrzymywanie newslettera jest dobrowolne.

      Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana w dowolnym
      momencie przez złożenie oświadczenia – pisemnie – na adres Resilia sp. z o.
      o. ul. Żurawia 43 lok 205, 00-680 Warszawa lub elektronicznie – na adres
      kontakt@resilia.pl

      Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Resilia Spółka z o.o. Więcej
      o przetwarzaniu danych osobowych w związku z zapisem na szkolenie lub
      webinar oraz usługą newsletter w Polityce prywatności.