Audyty systemu ISO – jakie są ich rodzaje, czemu służą i kiedy je przeprowadzać

14 czerwca 2023

6m 52s

Firmy, aby sprostać oczekiwaniom biznesowym i utrzymać przewagę konkurencyjną, decydują się na wdrażanie systemów zarządzania ISO. Jednak samo wprowadzenie systemu nie wystarczy. Konieczne są regularne audyty, które weryfikują czy system ISO działa zgodnie z założeniami. W artykule omówimy różne rodzaje audytów ISO, powiemy kiedy i dlaczego należy je realizować oraz opiszemy przebieg procesu audytu.

Spis treści do artykułu „Audyty systemu ISO – jakie są ich rodzaje, czemu służą i kiedy je przeprowadzać”

Czym jest audyt systemu ISO?

Audyt ISO to proces weryfikacji zgodności systemu zarządzania ISO z wymaganiami konkretnego standardu Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej.

Audyt ma na celu ocenę skuteczności wdrożonych rozwiązań oraz identyfikację obszarów wymagających poprawy. Pozytywny wynik audytu upoważnia przedsiębiorstwo do otrzymania certyfikatu zgodności z daną normą ISO. Certyfikat ten jest oficjalnym potwierdzeniem, że organizacja spełnia wymagania standardu ISO i posiada skuteczny system zarządzania

Audyty ISO przeprowadzane są zarówno w trakcie procesu wdrażania i uzyskiwania certyfikacji, jak i w późniejszym okresie utrzymania wdrożonego systemu. Stąd mamy do czynienia z kilkoma rodzajami audytów, a każdy z nich ma własne cele i zakres działania.

Czemu służą audyty ISO?

Audyty systemów zarządzania na zgodność z normami ISO mają ogromne znaczenie dla przedsiębiorstw. Oto kilka powodów, dla których warto je przeprowadzać:

1. Zapewnienie zgodności
  
  Audyt ISO umożliwia organizacji zweryfikowanie czy spełnia wytyczne określone w danym standardzie, co pozwala jej odpowiedzieć na wymagania środowiska biznesowego i spełnić przepisy prawa.
2. Doskonalenie procesów
  
  Audyty ISO identyfikują obszary wymagające poprawy, dzięki czemu organizacja może doskonalić, optymalizować i zwiększać efektywność swoich procesów.
3. Budowanie konkurencyjności
  
  Posiadanie certyfikatu ISO jest znakiem jakości oraz wiarygodności dla klientów, partnerów biznesowych i inwestorów. Certyfikat zgodności z ISO i regularne audyty gwarantują, że organizacja jest słusznym i bezpiecznym wyborem.
4. Minimalizacja ryzyka
  
  Audyty ISO pozwalają na wczesne wykrycie potencjalnych problemów i zagrożeń. Dzięki nim przedsiębiorstwo minimalizuje ryzyka, mogące negatywnie wpływać na procesy i działalność organizacji.

Przeczytaj również: Audyt czy audit? O co chodzi w sporze językoznawców i Polskiego Komitetu Normalizacyjnego?

Rodzaje audytów systemu ISO

Jak zaznaczyliśmy wcześniej, istnieje kilka różnych typów audytów, różniących się pod względem celów i zakresu działań. Przede wszystkim możemy je podzielić na audyty wewnętrzne, przeprowadzane przez organizacje przy użyciu własnych zasobów, oraz audyty zewnętrzne, które wymagają udziału specjalistów spoza struktur przedsiębiorstwa.

Audyt wewnętrzny (audyt strony pierwszej)

Audyt wewnętrzny, zwany również audytem strony pierwszej, przeprowadzany jest przez pracowników organizacji. Jego celem jest samoocena skuteczności wdrożonego systemu ISO.

Audytorzy wewnętrzni sprawdzają, czy firma spełnia wymagania określone w konkretnym standardzie ISO oraz identyfikują obszary wymagające poprawy. Następnie przygotowują raport do wewnętrznego użytku oraz wprowadzają lub rekomendują działania korygujące.

Audyt zewnętrzny

Audyt zewnętrzny przeprowadzany jest przez niezależnych ekspertów, niemających bezpośredniego związku z organizacją. Jego celem jest ocena skuteczności systemu oraz potwierdzenie zgodności z wymaganiami danej normy ISO.

Wynik audytu zewnętrznego ma istotne znaczenie dla uzyskania certyfikatu ISO, spełnienia wymogów prawnych oraz oczekiwań klientów i partnerów biznesowych. W ramach audytów zewnętrznych wyróżniamy audyt strony drugiej, strony trzeciej oraz audyt wstępny.

Audyt strony drugiej

Audyt strony drugiej przeprowadzany jest na zlecenie potencjalnego lub aktualnego dostawcy, klienta bądź kontrahenta organizacji. Tego typu audyt realizuje przedstawiciel zlecającego, który posiada odpowiednie uprawnienia jako audytor wewnętrzny lub zewnętrzny.

Audyt strony drugiej może sprawdzać zarówno zgodność systemu z wytycznymi standardu, jak i to czy warto decydować się na usługi / współpracę z jednostką poddawaną audytowi.

Audyt strony trzeciej (audyt certyfikacyjny)

Audyt strony trzeciej (inaczej audyt certyfikacyjny) realizowany jest przez niezależny podmiot zewnętrzny, który nie jest dostawcą, klientem ani kontrahentem organizacji.

Audyt certyfikacyjny ma na celu sprawdzenie zgodności systemu z daną normą ISO, a jego pozytywny wynik pozwala na uzyskanie certyfikatu potwierdzającego spełnienie tych wymagań.

Audyt wstępny (audyt zerowy)

Audyt wstępny, określany również audytem zerowym ma miejsce w dwóch przypadkach. Po pierwsze, przed głównym audytem certyfikacyjnym, w celu oceny gotowości do certyfikacji na zgodność z danym standardem. Po drugie, w celu przygotowania firmy do wdrożenia systemu ISO. Audyt zerowy przeprowadzany jest przez zewnętrzną firmę certyfikującą.

Kiedy należy przeprowadzać audyt systemu ISO?

Moment i częstotliwość przeprowadzania audytu systemu ISO zależy od kilku czynników, takich jak wielkość organizacji, branża, w której działa oraz wymagania danego standardu. Ważne jest, aby audyty były realizowane regularnie.

W przypadku audytów wewnętrznych zaleca się, aby były one przeprowadzane co najmniej raz w roku. Jednakże niektóre organizacje mogą wymagać większej częstotliwości. Częstsze audyty wewnętrzne pozwalają przede wszystkim na bieżące monitorowanie i doskonalenie systemu zarządzania. Audyty zewnętrzne z reguły są przeprowadzane co 1-3 lata, w zależności od wymogów dotyczących certyfikacji.

Przeczytaj również: Co to jest norma ISO 27001 i dlaczego jest tak ważna dla organizacji?

Etapy audytu systemu ISO

Sposób przeprowadzania audytu zgodności systemu zarządzania z normą ISO zależy głównie od tego, do którego standardu się odnosi. Znaczenie ma również rodzaj danego audytu (zewnętrzny, wewnętrzny – strony drugiej, certyfikacyjny, wstępny). Istnieją jednak pewne etapy, które nieodmiennie stanowią część tej procedury.

1. Planowanie audytu
  
  Na tym etapie ustalany jest zakres, cele oraz plan audytu. Organizacja lub audytorzy zewnętrzni określają, które obszary systemu ISO zostaną poddane szczegółowej analizie, jakie dokumenty będą sprawdzane oraz kogo należy zaangażować w proces.
2. Przygotowanie audytu
  
  Audytorzy zewnętrzni lub pracownicy organizacji gromadzą dokumentację związaną z systemem ISO. Przygotowują się również do przeprowadzenia rozmów z pracownikami odpowiedzialnymi za różne procesy.
3. Przeprowadzenie audytu
  
  To główna faza audytu, podczas której wykonuje się planowane działania. W jej trakcie audytorzy zewnętrzni lub wewnętrzni mogą:
  - przeglądać dokumentację systemu zarządzania oraz wszelkie związane z nią procedury, regulaminy, instrukcje i wytyczne,
  - przeprowadzać wywiady, obserwować praktyki w miejscu pracy oraz sprawdzać dowody zgodności z wymaganiami ISO.
    _
4. Raportowanie audytu
  
  Po zakończeniu prac audytorzy przygotowują raport zawierający ocenę zgodności z wymaganiami standardu. Raport jest dokumentem podsumowującym wyniki audytu oraz zawierającym wnioski i zalecenia. Jeśli audyt miał charakter certyfikacyjny, w raporcie zawarte są również informacje dotyczące spełnienia wymagań certyfikacji.
5. Działania naprawcze
  
  Przedsiębiorstwo podejmuje działania mające na celu poprawę zidentyfikowanych obszarów. Opracowuje plany działania, a następnie wprowadza odpowiednie zmiany: aktualizuje procedury i dokumentację, doskonali procesy lub organizuje szkolenia dla personelu. Po wdrożeniu działań naprawczych organizacja może przeprowadzić ponowny audyt w celu potwierdzenia skuteczności wdrożonych zmian.

Audyty systemów ISO – niezbędne dla skutecznego zarządzania procesami i uzyskania certyfikacji

Audyty ISO, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, stanowią nieodłączny element wdrażania, doskonalenia i certyfikacji systemów zarządzania. Regularne przeprowadzanie audytów umożliwia ocenę skuteczności działań, identyfikację obszarów wymagających poprawy oraz spełnienie norm ISO. Ponadto audyty wzmacniają konkurencyjność, budują zaufanie klientów i partnerów biznesowych, odpowiadając na ich oczekiwania w zakresie potwierdzenia zgodności z danym standardem oraz przepisami prawa.