Najczęstsze błędy w Planach Ciągłości Działania (na podstawie testów i symulacji sytuacji kryzysowych)

Przeprowadzane przez nas testy Planów Ciągłości Działania i symulacje sytuacji kryzysowych pokazują, że większość firm popełnia te same, podstawowe błędy. Czego się wystrzegać i o czym najczęściej zapominają organizacje tworząc Business Continuity Plan?

Testowanie Planów Ciągłości Działania – w postaci ćwiczeń i symulacji sytuacji kryzysowych – weryfikuje skuteczność posiadanych w firmie rozwiązań oraz sprawdza przygotowanie i kompetencje zespołu. Chociaż każdorazowo testy przebiegają inaczej i dostosowywane są do specyfiki konkretnych organizacji, zasad w niej panujących oraz stosowanych procedur, to zauważamy, że pewne nieprawidłowości występują nader często, niezależnie od tego, do jakiej branży należy testowana firma. Nagminnie pojawia się ten sam wniosek: Business Continuity Plan stanowi niepraktyczny dokument, a jego procedury w rzeczywistości nie ochroniłby organizacji przed kryzysem.

Zobacz także: Zasady testowania Planów Ciągłości Działania

Najczęściej wyciągane wnioski po testach Planów Ciągłości Działania i symulacjach sytuacji kryzysowych (pobierz infografikę):

1. Nieaktualne procedury postępowania

Plany Ciągłości Działania są dokumentami, które bardzo szybko tracą na ważności. Opracowane dwa czy trzy lata wcześniej procedury mogą okazać się zupełnie nieprzydatne – pojawiają się nowe ryzyka, zmienia się rzeczywistość oraz warunki i sposób funkcjonowania firmy.

2. Zdezaktualizowane dokumenty

Upływowi czasu podlega również dokumentacja, w której zawarte są takie istotne dane jak listy kontaktowe (nieaktualne chociażby ze względu na rotacje pracowników), informacje na temat kluczowych kontrahentów, podział zadań i kompetencji decyzyjnych.

3. Ograniczenie do typowych dla organizacji ryzyk

Bardzo często przedsiębiorstwa nie uwzględniają wszystkich istotnych zagrożeń i ograniczają się tylko do kwestii związanych z typowymi dla siebie operacjami, zapominając np. o łańcuchach dostaw, atakach cybernetycznych czy zdarzeniach zupełnie od nich niezależnych, takich jak pandemie lub katastrofy naturalne.

4. Brak szczegółów działania

Zdarza się, że Plany Ciągłości Działania są zbyt ogólne i nie uwzględniają istotnych szczegółów, konkretnych kroków, które należy wykonać. Wynika to z braku doświadczenia w zarządzaniu sytuacją kryzysową oraz z braku umiejętności realnego wyobrażenia kryzysu, zrozumienia, że wystąpienie zdarzenia jest rzeczywiście możliwe. Często dopiero symulacja sytuacji kryzysowej pokazuje, że pominięto ważne etapy działań naprawczych lub nie zadbano o tak istotne elementy jak posiadanie numerów kontaktowych do członków zespołu.

5. Brak jasnego podziału ról i obowiązków

Kolejnym problem jest brak jasności co do tego, kto z członków zespołu odpowiada za konkretny zakres obowiązków i jak powinien postąpić w przypadku wystąpienia kryzysu.

6. Brak ustalonych priorytetów… i procesów najmniej istotnych

Ważne jest, aby z wyprzedzeniem nie tylko określić, które z procesów i działań są kluczowe dla utrzymania ciągłości biznesowej, ale również, aby ustalić które z nich są najmniej istotne. Tak, aby w odpowiednim momencie z nich zrezygnować albo tymczasowo je zawiesić. Takie podejście pomaga uniknąć złych decyzji biznesowych i oszczędza czas na ich podjęcie.

Regularne przeprowadzanie symulacji sytuacji kryzysowych i testów Planów Ciągłości Działania pozwala weryfikować skuteczność posiadanych rozwiązań oraz ćwiczyć koordynację zespołu według scenariusza przewidzianego dla konkretnego zdarzenia.

7. Nieodpowiedni ludzie na nieodpowiednich stanowiskach

Symulacje zdarzeń niejednokrotnie pokazują, że osoby, które postrzegane są jako dobrzy przywódcy, nie spisują się w kryzysowych sytuacjach. Kierowanie zespołem w normalnych warunkach nie jest przecież tym samym co zarządzanie kryzysem. Kwestia ta dotyczy nie tylko kierownictwa, ale także osób na innych stanowiskach.

8. Niezaznajamianie nowych pracowników z procedurami

O ile zespoły HR wiedzą, że należy zadbać o odpowiedni onboarding pracownika, to osoby zarządzające niekoniecznie pamiętają o tym, że przeszkolenie nowych pracowników w zakresie zarządzania sytuacją kryzysową i zaznajomienie z posiadanymi procedurami jest równie istotne.

9. Nieumiejętne zarządzanie komunikacją kryzysową

Chociaż znaczna część firm posiada zespoły odpowiedzialne za PR, to nie wszystkie są odpowiednio przygotowane do prowadzenia komunikacji kryzysowej. Wymaga ona bowiem znacznie większego zaangażowania niż codzienna komunikacja polegająca na utrzymywaniu zainteresowania klientów i mediów. Firmom nie tylko brakuje odpowiednich umiejętności, ale też nie posiadają planów komunikacji kryzysowej.

10. Nieodpowiednia komunikacja wewnątrz firmy

Brak wcześniejszych, ustalonych procedur dotyczących przepływu informacji powoduje, że zespoły nie potrafią się ze sobą komunikować. Nieodpowiednia komunikacja dotyczy też sposobu przekazywania informacji o kryzysie. Zdarza się, że zespół dowiaduje się o zdarzeniu z zewnętrznych źródeł (np. z telewizji lub Internetu).

11. Brak wystarczających zasobów awaryjnych

Często popełnianym błędem jest brak procedur na wypadek problemów z dostępnością kluczowych komponentów i usług. Firmy nie określają również co zrobią, jeśli zmuszone zostaną świadczyć usługi poza siedzibą.

12. Nieprzystosowanie na wypadek pracy zdalnej

Chociaż w obecnej, pandemicznej sytuacji wiele firm nadrobiło zaległości związane z dostosowaniem firmy i przygotowaniem pracowników na wypadek konieczności pracy z domu, to nadal część przedsiębiorstw nie posiada konkretnych (i bezpiecznych) procedur oraz rozwiązań technicznych umożliwiających pracę poza biurem.

Zobacz także: 6 powodów, dla których warto testować Plany Ciągłości Działania

Symulacje sytuacji kryzysowych i testy skuteczną metodą na sprawdzenie odporności firmy

Testy Planów Ciągłości Działania i symulacje sytuacji kryzysowych pokazują znacznie więcej nieprawidłowości. Nie sposób omówić je tutaj wszystkie, ponieważ zależne są one od specyfiki danego biznesu. W artykule skupiliśmy się na tych najczęściej występujących oraz wspólnych dla firm z różnych branż i różnej wielkości.

Warto więc zastanowić się czy powyższe, często popełniane błędy nie dotyczą również Waszych strategii. Aby w pełni przekonać się jak posiadane plany sprawdzą się w rzeczywistości, należy poddawać je regularnym testom. Działania te – podobnie jak audyty – są najlepszą metodą na wzmocnienie odporności firmy i przygotowanie jej na wypadek kryzysu.

Potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu testu Planu Ciągłości Działania? Napisz do nas na adres: [email protected]. Opracujemy test, ćwiczenia lub symulacje zgodnie z profilem Twojej firmy oraz opracujemy procedury aktualizacji BCP.

O wszystkich naszych usługach z zakresu ciągłości działania przeczytasz pod tym linkiem.

Źródło zdjęcia w treści artykułu: Technology photo created by master1305 - www.freepik.com