Jak biznes może poradzić sobie z ryzykami związanymi z organizacją dużej imprezy sportowej?

Organizacja dużej imprezy sportowej, jaką jest EURO2012 wiąże się z wieloma ryzykami, które biznes powinien wziąć pod uwagę. Marcin Marczewski – prezes Resilii – dzieli się swoimi spostrzeżeniami na temat zagrożeń związanych z organizacją tego wydarzenia. Zapraszamy do lektury.

Od dnia wybrania Polski i Ukrainy na współorganizatorów mistrzostw Europy w piłce nożnej EURO2012 przysłuchuję się ogólnonarodowej dyskusji, w której najczęściej pojawiającymi się słowami są modne dziś „ryzyko” i „zagrożenia”. Specjaliści w zakresie bezpieczeństwa publicznego, antyterroryzmu, zarządzania projektami i infrastrukturalnych projektów inwestycyjnych prześcigają się w prognozowaniu zdarzeń, które w kontekście organizacji tak wielkiej imprezy mogłyby mieć katastroficzne skutki.

Analiza ryzyka to dobry znak

Pojawiły się już więc kwestie ryzyka opóźnień w realizacji kluczowych inwestycji, ciągłości łańcucha dostaw, zatrucia żywności, przeciążenia sieci telekomunikacyjnych i energetycznych, przeciążenia infrastruktury transportowej (nie bezpieczeństwo, ale np. zatory na drogach, czasowa likwidacja parkingów, opóźnienia w transporcie lotniczym), zwiększone zapotrzebowanie na usługi świadczone przez firmy, ataki cyber-przestępców, etc.

Uważam, że podobne analizy to dobry znak. Jeśli przygotujemy się na najgorsze zdarzenie, przetrwamy także te o mniejszym wpływie.

Służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo publiczne pracują intensywnie, aby zminimalizować prawdopodobieństwo wystąpienia jakiegokolwiek zagrożenia. Szkoda tylko, że tak mało mówi się publicznie o podejmowanych działaniach w obszarze bezpieczeństwa. Nie chodzi tu oczywiście o ujawnianie strategicznych informacji, czy planów dotyczących wdrażanych środków bezpieczeństwa.

Przydałyby się jednak aktualne informacje nt. tego na co (jakie zagrożenia) i jak (jak im przeciwdziałać) powinny przygotować się poszczególne grupy społeczne przed tą imprezą. Temat dotyczący kwestii bezpieczeństwa mieszkańców i gości miast, w których odbędą się mecze, mógłby zająć cały odrębny artykuł. Dlatego też chciałbym skupić się na kwestiach związanych z bezpieczeństwem i ciągłością działania firm, które będą musiały działać w dość trudnej sytuacji.

Letnie Igrzyska Olimpijskie w Londynie

Poszukując informacji nt. przygotowań do podobnych wydarzeń w innych krajach zdałem sobie sprawę, że do podobnej imprezy przygotowuje się Londyn. To tam za niespełna rok odbędą się kolejne letnie Igrzyska Olimpijskie. Do Londyn został dotknięty masowymi rozruchami, w wyniku których poszkodowanych zostało wielu przedsiębiorców. Przede wszystkim małych i średnich, ale też i wielkie koncerny. Wiedząc, jak bardzo Wielka Brytania jest zaawansowana w zakresie zarządzania ciągłością działania (chodzi mi np. o ustawę Civil Contingency Act[1] i wiele innych rozwiązań prawnych i organizacyjnych) byłem pewny, że znajdę gdzieś informację o aktualnych zagrożeniach, a także propozycjach jak im przeciwdziałać. Rzeczywiście nie zawiodłem się.

Jednym z głównych zidentyfikowanych zagrożeń jest kwestia zapewnienia w wystarczającym zakresie bezpiecznego publicznego transportu. W trakcie igrzysk przez miasto ma się przewinąć 5,3 miliona osób. Jeden z komitetów odpowiadający za ten obszar wystosował do organizatorów rekomendacji, które powinny być zaadresowane w finalnym olimpijskim planie transportu. Wśród nich znalazło się zagadnienie, w jaki sposób biznes (wraz z małymi i średnimi przedsiębiorstwami) zastosuje się do zaleceń władz. Chodziło tam o zmniejszenie obciążenia publicznego transportu poprzez zmniejszenie zapotrzebowania pracowników na podróże środkami publicznej komunikacji. W ten sposób władze próbowały zasugerować przedsiębiorcom, aby wcześniej zaplanowali alternatywne sposoby pracy lub dali pracownikom urlopy na ponad tydzień.

Badanie dotyczące świadomości wpływu wydarzenia na przedsiębiorstwa

I tu pojawia się kolejne zagrożenie dla firm. Zagrożeniem tym może być niedostępność pracowników w związku z utrudnieniami w transporcie lub chęcią obejrzenia, czy też uczestnictwa w imprezie. Firma PricewaterhouseCoopers na rok przed rozpoczęciem Igrzysk przeprowadziła badanie, w którym wzięło udział 500 brytyjskich firm. Miało ono na celu weryfikację świadomości, jaki wpływ na ich działalność mogą mieć Igrzyska Olimpijskie?

Badanie wykazało, że kwestie niedostępności pracowników mogą być realnym zagrożeniem. Jednak tylko 33% menadżerów przyznało się, że myśleli, jak poradzić sobie z dużą absencją pracowników. Wśród rozważanych strategii były: wprowadzenie elastycznych godzin pracy, możliwość pracy z domu, dodatkowe urlopy, aby umożliwić pracownikom obejrzenie relacji z igrzysk lub montaż telewizorów w pracy. Jednocześnie ponad połowa menadżerów przyznała, że jeszcze nie zastanawiali się, w jaki sposób będą rozpatrywać wnioski o dodatkowe urlopy.

Europejski Szczyt Gospodarczy

Idąc dalej tropem zagrożeń wynikających z niedostępności kluczowych zasobów, można powiedzieć, że firmy powinny przygotować się także na wypadek niedostępności kluczowych lokalizacji. Przedsmak tego mogli poczuć w 2004 roku pracownicy firm mających swoje siedziby w centrum Warszawy w trakcie Europejskiego Szczytu Gospodarczego. Wszyscy pamiętają, że w obawie przed zamieszkami, które miały być wywołane przez grupy antyglobalistów, służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo publiczne zdecydowały się na zamknięcie dużego obszaru centrum miasta.

Nie trudno sobie wyobrazić, że wystąpienie podobnej sytuacji jest bardzo prawdopodobne także w 2012 roku. Mówiąc o zagrożeniach w analogiczny sposób powinniśmy zweryfikować zdolność realizacji kluczowych usług przez naszych dostawców. Wiele firm zależy w dużym stopniu od usług zakupionych na zewnątrz. Tylko największe firmy pamiętają o odpowiednich zapisach w umowach, które mają wymóc na usługodawcach zabezpieczenie ciągłości ich usług. Nieliczne z nich same wykonują lub zlecają wykwalifikowanym ekspertom wykonanie audytów – oceny wdrożonych rozwiązań w zakresie ciągłości działania.

Zaplanowanie strategii

Dotarłem także do innego badania z Wielkiej Brytanii. Badanie to przeprowadzono wśród menadżerów zarządzających firmami z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, zatrudniających pomiędzy 20 a 200 pracowników. Wykazało ono niestety brak świadomości odnośnie zalet, jakie niesie wdrożenie rozwiązań w zakresie ciągłości działania. Na podstawie tego badania wyłania się kilka najbardziej problematycznych obszarów, w których zauważalne są braki:

• zasobów – w związku z panującym przekonaniem, że firm nie stać na poniesienie kosztów lub dedykowanie czasu menadżerów na potrzeby opracowania choćby podstawowego planu ciągłości działania.
• analizy wpływu – w związku z panującym przekonaniem, że ich firma będzie w stanie przetrwać każdą przerwę w działaniu bez strat finansowych, negatywnego wpływu na wizerunek oraz utraty klientów.
• planowania scenariuszy zdarzeń w kontekście prawdopodobieństwa ich wystąpienia – w związku z panującym przekonaniem, że zdarzenia są albo za małe, aby się nimi zajmować lub też za duże żeby się z nimi mierzyć. Natomiast tymi przewidywalnymi będzie łatwo zarządzać po ich wystąpieniu.
• priorytetów – w związku z panującym przekonaniem, że jeśli kryzys nie wydarzył się do chwili obecnej, to nie ma potrzeby podejmować jakichkolwiek działań w zakresie planowania działań na wypadek jego wystąpienia.

Badanie to wykazało, że jedynie wąska grupa menadżerów, którzy w trakcie swojej kariery musieli osobiście zmierzyć się ze skutkami podobnego zdarzenia lub byli jego świadkami, są świadomi jak ważne jest wcześniejsze przygotowanie z góry zaplanowanej reakcji.

Badania w Polsce

Nie udało mi się znaleźć podobnych badań, opisujących jak przygotowane są pod względem ciągłości działania firmy działające w Polsce. Część większych firm (głównie działających w branży finansowej) zobligowanych na podstawie przepisów prawa, czy też przez swoich właścicieli, przygotowało adekwatne rozwiązania w obszarze zarządzania ciągłością działania. Jednak nadal pozostaje pytanie, czy wdrożone przez nie procedury i plany są regularnie aktualizowane i testowane? Co z innymi firmami, które będą realizowały usługi związane z obsługą turnieju? Takimi jak operatorzy telekomunikacyjni, firmy energetyczne, firmy odpowiadające za miejski transport czy choćby media? Czy są przygotowane, aby efektywnie zarządzać ciągłością działania swoich usług?

Co należy wziąć pod uwagę w ocenie ryzyka?

Jeśli chodzi o absolutne podstawy, należy wybrać najbardziej krytyczne usługi, które powinniśmy odtwarzać w pierwszej kolejności. Poza ogólny zagrożeniami, które m.in. zostały opisane w niniejszym artykule, warto wykonać choćby prostą analizą ryzyka. Taka identyfikacja bazująca na najprostszym podejściu – odpowiadają sobie na następujące pytania: „Co się może zdarzyć?”, „Gdzie, kiedy i dlaczego (czynniki ryzyka)?”, „Jak jesteśmy zabezpieczeni?” i „Co możemy jeszcze poprawić?” Należy zidentyfikować najbardziej krytyczne zasoby, niezbędne do przetrwania firmy i zbadać jak są zabezpieczone. W przypadku pracowników, należy zweryfikować, czy kompetencje i zakresy ich odpowiedzialności są delegowane w taki sposób, aby niedostępność jednej osoby nie przerwała żadnego kluczowego procesu biznesowego.

W ramach opracowania strategii działania należy zweryfikować, czy możemy zapewnić i wyposażyć zapasową lokalizację dla naszej firmy na czas trwania imprezy. Rozwiązanie to wydaje się być najbardziej adekwatne dla firm dysponujących większą liczbą lokalizacji biznesowych. Alternatywą dla tego rozwiązania może być umożliwienie pracownikom zdalnego dostępu do narzędzi i systemów IT i dopuszczenie pracy z domu.

Kolejnym działaniem jest weryfikacja, w jaki sposób zamierzają się przygotować na to zdarzenie nasi kluczowi usługodawcy. W tym przypadku działania minimum to ustalenie, w jaki sposób zabezpieczona jest realizacja usług świadczonych na rzecz naszej firmy. Pomocne mogą być wszelkie dowody na testowanie tych rozwiązań – czyli na potwierdzenie, że zostały wdrożone w praktyce.

Wszystkie nasze planowane działania należy udokumentować. Choćby w formie ogólnych założeń do pracy w sytuacji kryzysowej, opisujących zakres zadań poszczególnych osób. W ich ramach powinniśmy przygotować przynajmniej procedury zarządzania incydentami oraz listy kontaktowe. Optymalnym byłoby, gdyby firma zweryfikowała wdrożone rozwiązania np. poprzez wykonanie serii prostych testów. Mowa tu choćby o testach powiadamiania (weryfikacja list kontaktowych), warsztatach typu „walk through”- polegających na wspólnym przeglądzie procedur czy założeń do pracy w sytuacji kryzysowej.

Inwestycja w bezpieczeństwo organizacji

Wbrew moim wcześniejszym oczekiwaniom, przedstawiciele firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw z Wielkiej Brytania nie czują wartości, jaką niesie wdrożenie rozwiązań w zakresie zarządzania ciągłością działania. Wychodzi zatem na to, że polskie przedsiębiorstwa o podobnej wielkości nie zostają daleko w tyle. Dzieje się tak, ponieważ generalnie panuje przekonanie, że niezmiernie trudno jest wyliczyć wartość zwrotu z inwestycji (z ang. Return on Investment – ROI) w szeroko rozumiane bezpieczeństwo przedsiębiorstwa, co w mojej opinii nie jest trudne.

Wdrożenie rozwiązań z związanych z ciągłością działania jest kluczowe

Dodatkowo wdrożenie zarządzania ciągłością działania kojarzy się najczęściej z olbrzymimi kosztami oraz zmarnowanym czasem kadry zarządzającej. To oczywiście są najczęściej powtarzane mity. Można wdrożyć rozwiązania w zakresie ciągłości działania przy minimalnych nakładach sił. Nie tylko w ramach zabezpieczenia się przed zagrożeniami wynikającym z dużej imprezy sportowej. Najważniejsze jest zaangażowanie w te działania i uzyskania pełnego wsparcia kadry zarządzającej. Przydałoby się także wsparcie ze strony Państwa lub ubezpieczycieli. Przedsiębiorcy wiedzieli wówczas, że mają szansę na realne korzyści z wdrożenia rozwiązań w zakresie zarządzania ryzykiem i ciągłością działania. Prawda jest taka, że zwiększanie odporności firm powinno być wspólnym celem.

Marcin Marczewski

Źródła:

1. „Out-of-business as usual? The challenges of Business Continuity Management in the UK’s small and medium-sized enterprises” – Axa Insurance.
2. “The London 2012 Olympic Games: how businesses are planning to manage the impacts” – PricewaterhouseCoopers survey.

[1] Brytyjska ustawa z 2004 roku, ustanawiająca zasady planowania i zarządzania kryzysowego, zarówno na poziomie lokalnym, jak i narodowym

Nie wiesz jak przygotować się na to lub podobne zdarzenie? Wspieramy organizacje z wszystkich sektorów i branż w budowie odporności na zdarzenia zakłócające ich ciągłość działania. Audytujemy i oceniamy efektywność oraz skuteczność wdrożonych w firmach rozwiązań. Napisz do nas maila na adres: [email protected] lub przeczytaj o naszych usługach.