Czym jest plan awaryjny w firmie i jak go stworzyć w kilku krokach?

Aby uniknąć katastrof w biznesie, należy się na nie odpowiednio przygotować. Najlepiej poprzez tworzenie planów awaryjnych, będących podstawą prowadzenia każdego przedsięwzięcia biznesowego. Ich brak to narażanie się na dodatkowe, niepotrzebne ryzyko. Zobaczmy, czym dokładnie są plany awaryjne i jak je opracować w kilku prostych krokach.

Niektóre zdarzenia mogą zakłócić ciągłość działania biznesu lub nawet doprowadzić do jego upadku. Dlatego pomocne są plany awaryjne. Przygotowują organizacje na sytuacje takie jak powodzie, pożary czy mniej oczywiste typu przejście pracowników do konkurencji lub wybuch gazu w firmie.

Czym jest plan awaryjny w firmie?

Plan awaryjny to proaktywna strategia działań, którą wdraża się na wypadek niespodziewanego zdarzenia. Jest ważną częścią ogólnej strategii ciągłości biznesowej. Odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu ciągłością działania, zarządzaniu ryzykiem oraz w odtwarzaniu po awarii. Plan awaryjny, inaczej „Plan B” określa, co należy zrobić w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji.

Dlaczego firma potrzebuje planów awaryjnych?

Oto niektóre z korzyści płynące z posiadania planów awaryjnych:

• Plany awaryjne przygotowują firmę na nieprzewidziane sytuacje i minimalizują ich wpływ.
• Dzięki planom awaryjnym możesz skupić się na tym, co najważniejsze w danym, kryzysowym momencie.
• Plany awaryjne chronią zasoby organizacji, ograniczają niedogodności dla pracowników, Klientów i współpracowników.
• Organizacja podnosi swoje bezpieczeństwo i zyskuje przewagę konkurencyjną.

Czego mogą dotyczyć plany awaryjne w organizacji? Przykłady

Plany awaryjne dotyczyć mogą wszystkich obszarów działalności, na które mają wpływ czynniki, prowadzące do zaburzeń w funkcjonowaniu firmy. Zdarzeniami tymi mogą być:

• kataklizmy (np. powódź, huragan, pożar)
• problemy z dostępnością do obiektów lub ich uszkodzenie (np. w wyniku strajków lub paraliżu drogowego)
• pandemie i masowe zachorowania
• awarie sprzętów i maszyn
• awarie systemów IT
• naruszenie i utrata danych
• braki kadrowe
• odejście specjalistów do konkurencji
• zerwanie łańcuchów dostaw
• bankructwo dostawcy
• zerwanie kluczowych umów
• czynniki specyficzne dla danej działalności
• inne.

Jak stworzyć plan awaryjny? Prosty przewodnik opracowywania planów awaryjnych

Poniższe kroki pokazują, jak w prosty sposób opracować skuteczny plan awaryjny.

1. Określ najważniejsze zasoby

Przeanalizuj sytuację swojej firmy i określ jej kluczowe zasoby (m.in. zespoły, obiekty, systemy, narzędzia). Następnie uszereguj tę listę od najważniejszych do najmniej ważnych.

2. Wymień ryzyka i dokonaj ich analizy

Zidentyfikuj zdarzenia, które mogą negatywnie wpływać na działalność. Określ ich wpływ i prawdopodobieństwo wystąpienia. Zaangażuj kierownictwo, pracowników, ekspertów w danych obszarach oraz konsultantów biznesowych z zewnątrz.

3. Utwórz plany awaryjne dla każdego ze zdarzeń

Opracuj oddzielne plany dla każdego z wymienionych zagrożeń. Określ działania, które podejmiesz po ich wystąpieniu, aby jak najszybciej powrócić do normalnego trybu.

4. Zapoznaj z planami pracowników

Przedstaw plany awaryjne pracownikom i upewnij się, że mają do nich dostęp (oraz wiedzą, gdzie je znaleźć).

5. Aktualizuj plany

Plany awaryjne są dokumentami wymagającymi regularnego aktualizowania. Ciągle pojawiają się nowe zagrożenia, nowe rozwiązania technologiczne, zatrudniasz nowych pracowników, a inni odchodzą. To wszystko powoduje, że plany wymagają ciągłych poprawek. Od czasu do czasu przeglądaj więc swoje plany i aktualizuj je w razie potrzeby. Najlepszą praktyką jest również informowanie pracowników o zmianach (a jest to zupełnie koniecznie, jeśli dotyczy to ich ról i obowiązków).

Plany awaryjne rozwiązaniem na katastrofę

Dobry plan awaryjny może uchronić firmę przed upadkiem. Dlatego upewnij się, że zadbałeś o wszystkie obszary istotne dla zapewnienia ciągłość działania Twojej organizacji. Pamiętaj również, że planowanie awaryjne obejmuje nie tylko poważne kryzysy i klęski żywiołowe. W jego skład wchodzą także bardziej powszechne problemy jak utrata danych czy zerwanie relacji biznesowych.

Jeśli potrzebujesz dodatkowego wsparcia lub chcesz mieć pewność, że posiadane plany awaryjne skutecznie chronią Twoją organizację, skontaktuj się z nami: [email protected]. Opracujemy plan awaryjny oraz procedury idealnie dopasowane do potrzeb Twojego biznesu. 

Sprawdź nasze usługi w zakresie zarządzania:

• ciągłością działania
• ryzykiem
• sytuacjami kryzysowymi