5 powodów, dla których warto postawić na outsourcing Inspektora Ochrony Danych

Rozwiązania z zakresu outsourcingu IOD cieszą się w Polsce coraz większą popularnością. Na tego typu usługi decydują się przedsiębiorcy, niezależnie od tego, czy są zobligowani przepisami do powołania IOD, czy też w ogóle nie mają takiego obowiązku. W obu przypadkach outsourcing Inspektora Ochrony Danych przynosi organizacjom korzyści. Jakie dokładnie? Zobaczcie w artykule.

Rozporządzenie RODO nakłada na firmy szereg obowiązków. Aby wszystkich ich dopilnować, najlepiej wyznaczyć specjalistę posiadającego odpowiednie kompetencje i będącego na bieżąco z aktualnymi przepisami prawa. Część z organizacji zresztą jest do tego zobowiązana. IOD bezwzględnie wyznaczyć muszą podmioty publiczne, przedsiębiorstwa przetwarzające dane wrażliwe na dużą skalę oraz organizacje, których główna działalność dotyczy monitorowania osób w szerokim zakresie.

RODO jednak nie mówi nic o tym, że Inspektor Ochrony Danych musi być wewnętrznie zatrudnionym pracownikiem. Przedsiębiorcy więc, szukając najlepszych rozwiązań, chętnie przekazują zadania IOD specjalizującym się w tym firmom.

Nim przejdziemy do głównej części artykułu, przyjrzyjmy się najpierw jakie w ogóle są obowiązki IOD i jakimi umiejętnościami powinien się on wykazywać.

Co należy do obowiązków Inspektora Ochrony Danych?

Do zadań IOD, zgodnie z art. 39 ust. 1 oraz 38 ust. 4 RODO, należą:

1. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
2. monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania;
4. współpraca z organem nadzorczym tj. Prezesem Urzędu Ochrony Danych;
5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w kwestiach związanych z przetwarzaniem oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
6. pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy niniejszego rozporządzenia.

Przeczytaj także: 4 zasady „czystości” w bezpieczeństwie danych i informacji. Na czym polegają i jak je stosować?

Jakie kwalifikacje powinien posiadać IOD?

Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie polskiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych:

„IOD powinien posiadać:
– fachową wiedzę z zakresu krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych osobowych;
– fachową wiedzę z zakresu praktyk w dziedzinie ochrony danych osobowych;
– dogłębną znajomość przepisów RODO;
– wiedzę biznesową i sektorową dotycząca działalności administratora;
– odpowiednią wiedzę na temat procesów przetwarzania danych, systemów informatycznych oraz zabezpieczeń stosowanych u administratora i jego potrzeb w zakresie ochrony danych;
– w przypadku organów i podmiotów publicznych IOD powinien również wykazywać się znajomością procedur administracyjnych i funkcjonowania jednostki”.

Czym jest outsourcing IOD?

Outsourcing IOD polega na przekazaniu zewnętrznej firmie kompetencji i zadań Inspektora Ochrony Danych. „Wynajęcie” IOD opiera się na tych samych zasadach co np. współpraca z zewnętrzną firmą księgową, informatyczną czy logistyczną. Przedsiębiorca nie musi wówczas zatrudniać osoby na stanowisko IOD lub powoływać specjalnego działu odpowiedzialnego za dane osobowe. W to miejsce może skoncentrować się na kluczowych celach i kompetencjach organizacji.

Przeczytaj także: Dane biometryczne – czy pracodawca może je przetwarzać?

W dalszej części artykułu przyjrzymy się głównym zaletom outsourcingu IOD.

1. Mniejsze koszty

Outsourcing Inspektora Ochrony Danych to oszczędność środków finansowych. Nie tylko tych, które związane są z zatrudnieniem własnego specjalisty, ale również środków, które w trakcie utrzymywania stanowiska należy przeznaczać na szkolenia podnoszące i utrzymujące kompetencje pracownika. Dodatkowo firma nie ponosi kosztów związanych ze stworzeniem stanowiska pracy, tj. nie musi kupować komputera czy opłacać licencji na oprogramowanie. Outsourcing jest po prostu tańszym rozwiązaniem niż utrzymanie etatu wewnątrz organizacji.

2. Gwarancja wiedzy i doświadczenia

Decydując się na zewnętrznego specjalistę IOD, mamy pewność, że korzysta on z najbardziej aktualnych przepisów i ciągle poszerza swoją wiedzę. Konsultanci opierają się na sprawdzonych metodach pracy, wypracowanych przez wieloletnie doświadczenie nabyte dzięki projektom realizowanym w różnych branżach. Specjaliści ci, działając w rozmaitych organizacjach, mają okazję poznać zróżnicowane praktyki biznesowe, mają styczność z różnymi systemami informatycznymi i stosowanymi zabezpieczeniami. Ich doświadczenie jest zatem bogatsze od specjalistów zatrudnianych na etat w jeden organizacji. Warto również dodać, że rekrutując pracownika, nie jesteśmy w stanie rzeczywiście zweryfikować jego umiejętności. Firmy specjalizujące się w tym zakresie dają gwarancję profesjonalnej i fachowej obsługi.

3. Większy obiektywizm

Współpraca typu B2B ułatwia zachowanie obiektywizmu i pozbawiona jest emocji, towarzyszących osobom pracującym na co dzień w jednej organizacji. Outsourcing usług IOD pozwala na zachowanie niezależności przy ocenie wdrażanych i proponowanych rozwiązań oraz daje możliwość właściwej oceny sytuacji. Ze strony zewnętrznego konsultanta zawsze można liczyć na szczery feedback, ponieważ nie uczestniczy on w relacjach przełożony-podwładny i nie dotyczą go konflikty oraz nastroje wewnątrz organizacji.

4. Pełne wsparcie w każdej sytuacji

Specjaliści IOD z firm zewnętrznych są zawsze do dyspozycji. Nie ma obawy, że w sytuacji wymagającej szybkiej reakcji zostaniemy bez pracownika. Tak jak może to mieć miejsce w przypadku pracownika etatowego, który z różnych przyczyn może być nieobecny (np. ze względu na urlop lub chorobę). Firmy korzystające z outsourcingu usług IOD nie muszą się martwić, że z dnia na dzień zostaną bez specjalisty, ponieważ nawet w razie niedyspozycji przypisanego konsultanta, będzie miał kto go zastąpić.

5. Wygoda

Ostatnią, chyba najbardziej oczywistą zaletą outsourcingu IOD jest wygoda. Firmy mogą się skupić na tym, co rzeczywiście jest dla nich najważniejsze, nie zaprzątając sobie głowy RODO, ciągłymi zmianami w tym obszarze, przeprowadzaniem rekrutacji, utrzymaniem i szkoleniem etatowego IOD oraz rotacją pracowników.

Sprawdzony sposób na optymalizację przedsiębiorstwa

Outsourcing IOD jest nie tylko wygodny, ale również pozwala zaoszczędzić czas, koszty i wysiłek potrzebny na przygotowanie oraz utrzymanie stanowiska pracy. Dzięki usłudze tego typu organizacja może poświęcić się kluczowym obszarom swojej działalności, wzmacnianiu i doskonaleniu podstawowych procesów biznesowych.

Jesteś zainteresowany outsourcingiem IOD? Zapewniamy kompleksowe i profesjonalne wsparcie w zakresie RODO. Napisz do nas na [email protected] lub przeczytaj o naszych usługach.