BCM i zarządzanie kryzysowe w firmie a na środku oceanu

Jaki związek ma zarządzanie kryzysowe w firmie z zarządzaniem kryzysem podczas awarii jachtu na środku oceanu?

Ken Read jest menedżerem dziesięcioosobowego zespołu. Jego firma operuje w bardzo specyficznym biznesie, w którym otoczenie zmienia się dosłownie codziennie… czasami nawet częściej. Ken żyje w ciągłym napięciu, próbując utrzymać się przed konkurencją. Na szczęście zawsze może polegać na swoich ludziach, zazwyczaj może również liczyć na sprzęt. Ken Read jest nietypowym menedżerem — dowodzi jachtem Mar Mostro w okołoziemskich regatach Volvo Ocean Race.

Zarządzanie kryzysem podczas okołoziemskich regat Volvo Ocean Race

Dwa dni temu Kena Reada spotkał kryzys, który zagroził ciągłości jego biznesu i zmusił do wycofania się z pierwszego etapu zawodów.

Regaty Volvo Ocean Race to największa żeglarska impreza tego typu. W tym roku organizowana jest po raz jedenasty. Biorą w niej udział najszybsze jednokadłubowce świata, dowodzone przez najbardziej doświadczonych żeglarzy. Duży prestiż, duża odpowiedzialność, olbrzymia presja…

W poniedziałek około godziny 14:00 Mar Mostro był na wygodnej, drugiej pozycji. Rywale znajdowali się niecałe 40 kilometrów dalej. „Ścigaliśmy się. Ściganie się jest świetne. A później w jednej chwili zaczęliśmy walczyć o przetrwanie”. Bez jakichkolwiek wcześniejszych sygnałów ostrzegawczych złamał się maszt. Dla jachtu pełnomorskiego jego utrata jest jak awaria silnika w bolidzie Sebastiana Vettela… Dwa tysiące mil od najbliższego pit-stopu.

Dużo czasu zajęło mi dojście do następującego wniosku: nic nie powinno cię zaskoczyć w wyścigach oceanicznych.
(K. Read)

Wracając do pytania postawionego we wstępie: jaki związek ma opisane wyżej zdarzenie z klasycznym BCMem?

Poważna awaria na środku oceanu ma wiele wspólnego z zarządzaniem ciągłością biznesu. Podobnie jak w przypadku LOT16, kilka ważnych spraw, związanych z zarządzaniem kryzysowym, można przy tej okazji przypomnieć:

Żadna akcja awaryjna lub odtworzeniowa nie uda się bez właściwie przygotowanych (i życzliwych) ludzi.

Ken ma na pokładzie dziesięciu doświadczonych żeglarzy. Niektórzy nawet przeżyli w swojej karierze podobne wypadki, dzięki czemu błyskawicznie przystąpili do zabezpieczenia sprzętu. Ale dobra załoga to również współpracownicy na lądzie, kierownictwo regat, przedstawiciele sponsorów… W biznesie dotkniętym kryzysem profesjonalny zespół awaryjny to podstawa powodzenia, nie zapominajmy jednak o innych jednostkach w firmie i partnerach na zewnątrz. Udana współpraca z HR, administracją, księgowością, dostawcami i mediami potrafi na przykład odciążyć IT zajęte przywracaniem krytycznych systemów.

Żadna akcja awaryjna lub odtworzeniowa nie uda się bez przygotowanego budżetu.

Co robi kapitan, gdy upewni się, że nikt nie ucierpiał, a jacht nie został bardziej uszkodzony? Ocenia dostępne wyjścia z sytuacji awaryjnej. W przypadku Mar Mostro rozwiązaniem okazała się złożona (i kosztowna) operacja logistyczna — spotkanie z dużym kontenerowcem, który pomógł uzupełnić zapas paliwa, a później podróż do wysp archipelagu Tristan da Cunha, załadowanie jachtu na pokład kolejnego statku i podróż do Kapsztadu. Rzecz w tym, że w poniedziałek po południu nikt się nie zastanawiał, czy powrót do wyścigu jest opłacalny, ani skąd wziąć środki na transport nowego masztu. Budżet projektu posiada po prostu dedykowaną pulę na nieprzewidziane wydatki kryzysowe. A że można wydane pieniądze odzyskać z ubezpieczenia? Z pewnością tak, ale to dopiero wiele miesięcy później.

Czasami mała wysepka na środku oceanu ratuje życie.

Tristan da Cunha jest wulkanem wyrastającym z Oceanu Atlantyckiego, mniej więcej w połowie odległości pomiędzy RPA a Brazylią. Ten niewielki skrawek lądu o powierzchni niecałych 100 km kwadratowych, zamieszkany przez 275 osób, jest krytycznym źródłem zaopatrzenia dla statków przemierzających Atlantyk. Mała, niepozorna wysepka w trudnej sytuacji pozwala uzupełnić zapasy żywności i wody pitnej. A w Waszych firmach — czego potrzebujecie, aby utrzymać ciągłość procesów albo przynajmniej nie dopuścić do strat? Czasami wystarczy zwykły dysk zewnętrzny zamiast drogiego, w pełni zdublowanego systemu informatycznego.

Jedno zdarzenie potrafi całkowicie zmienić profil ryzyka.

Czy aktualizujecie rejestr ryzyka po katastrofie? Zwykle nikt o tym nie myśli — ważniejsze jest jak najszybsze rozpoznanie sytuacji, zabezpieczenie ludzi i zasobów, a później powrót do business-as-usual. Na środku oceanu wygląda to bardzo podobnie. Ken Read dopiero za kilka dni dostanie zapasowy maszt, ale już teraz wie, że ten będzie ostatni — nie ma do dyspozycji kolejnego. A to zasadniczo zmienia jego profil ryzyka. Nawet gdy odkryje, dlaczego pierwszy zawiódł, dalej będzie płynął w ciągłej niepewności, czy sytuacja z poniedziałku nie powtórzy się.

Dobrze zarządzony kryzys potrafi na nowo zmotywować zespół.

„To ogromny cios dla programu. Czy to jest koniec? Ani trochę, w żadnym wypadku.” — powiedział skipper Mar Mostro. Zapewne od kilkudziesięciu godzin cała załoga jest jeszcze bardziej zdeterminowana, by jak najszybciej wrócić do gry. Początek tygodnia nie był dla nich najszczęśliwszy, ale to jeszcze nie powód do rozpaczy. Czasami trzeba przegrać bitwę, by wygrać wojnę. Ten optymizm nie jest bezwarunkowy — wymaga sprawnej i skutecznej akcji awaryjnej.

Jeśli nie wiesz, jak zabezpieczyć firmę przed potencjalnymi zagrożeniami, napisz do nas na adres: [email protected]. Opracujemy dla Ciebie plan ciągłości działania na wypadek sytuacji kryzysowych i ustalimy, o jakie kluczowe obszary powinieneś zadbać, zarządzając ryzykiem w swojej organizacji.