Audyt zgodności: dlaczego jest ważny i jakie przynosi korzyści?

Współcześnie firmy działają w coraz bardziej skomplikowanym otoczeniu prawno-regulacyjnym. Z tego powodu audyt zgodności z przepisami i normami staje się niezbędnym narzędziem dla każdego przedsiębiorstwa, które chce zapewnić bezpieczeństwo, efektywność i rzetelność swojej działalności.

Czym jest audyt zgodności?

Audyt zgodności to proces oceny, czy działania organizacji, jej systemy i procedury spełniają wymagania określonych standardów i regulacji prawnych. W jego ramach audytorzy oceniają różnorodne aspekty działalności przedsiębiorstwa, takie jak:

• • przestrzeganie przepisów prawa,
  • norm międzynarodowych i krajowych,
  • regulacji branżowych,
  • a także wewnętrznych polityk i procedur, obowiązujących w przedsiębiorstwie.

Przykładowo, w kontekście bezpieczeństwa danych osobowych audyt może obejmować ocenę zgodności z rozporządzeniem ogólnym o ochronie danych (RODO), w obszarze bezpieczeństwa informacji z normą ISO 27001, a w zakresie cyberbezpieczeństwa z dyrektywną NIS2 lub rozporządzeniem DORA.

Audyt zgodności jest szczególnie ważny dla organizacji działających w sektorach silnie regulowanych, takich jak finanse, zdrowie czy energetyka, gdzie wymogi prawne i standardy bezpieczeństwa są szczególnie rygorystyczne.

Dlaczego warto przeprowadzać audyty zgodności z wymaganiami i normami?

Korzyści płynące z audytu zgodności są wielowymiarowe:

1. 1. Organizacja zyskuje pewność, że działa zgodnie z obowiązującymi przepisami, co minimalizuje ryzyko prawne i finansowe związane z potencjalnymi sankcjami.
   2. Audyt pozwala wykryć luki i obszary wymagające optymalizacji, co przekłada się na poprawę efektywności operacyjnej i redukcję kosztów.
   3. W wyniku audytu firma może uzyskać certyfikaty potwierdzające zgodność z normami, co jest często wymagane w procesach przetargowych lub przy nawiązywaniu współpracy z nowymi partnerami biznesowymi.
   4. Potwierdzenie zgodności z danymi regulacjami czy normami przyczynia się do wzrostu zaufania wśród klientów, partnerów, inwestorów i innych interesariuszy (firma, która posiada certyfikat ISO 27001, może być postrzegana jako bardziej wiarygodny partner, który dba o bezpieczeństwo przetwarzanych danych).

Przeczytaj również: Unijne wytyczne dla bezpieczeństwa cyfrowego. Co musisz wiedzieć o dyrektywnie NIS2?

Jak przebiega ocena zgodności?

Proces audytu zgodności zwykle obejmuje kilka etapów: począwszy od identyfikacji obowiązujących wymagań, poprzez ocenę istniejących systemów i procedur, aż po rekomendacje dotyczące działań naprawczych i usprawnień.

W zależności od specyfiki organizacji i zakresu audytu, może on również obejmować przegląd dokumentacji, wywiady z pracownikami, testy (np. testy penetracyjne w przypadku testowania zgodności z wymaganiami w zakresie cyberbezpieczeństwa lub testy planów ciągłości działania w przypadku sprawdzenia zgodności z normami dot. obszaru BCM), a także inspekcje techniczne.

Po otrzymaniu raportu z wynikami audytu i rekomendacjami, organizacja powinna wdrożyć zalecenia i rozważyć powtórzenie audytu w zależności od zaistniałych potrzeb.

Kto przeprowadza audyt zgodności?

Audyt zgodności może być przeprowadzany wewnętrznie przez organizację lub przez zewnętrzne podmioty audytorskie. Nie zawsze jednak jest to kwestia indywidualnej decyzji organizacji, ponieważ forma audytu może zostać narzucona np. przez kontrahenta firmy lub daną regulację, jak na przykład dyrektywa NIS, która nakłada obowiązek przeprowadzenia audytu zewnętrznego.

Wewnętrzni audytorzy są zazwyczaj pracownikami firmy, którzy posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w zakresie przepisów i standardów dotyczących działalności przedsiębiorstwa. Ich głównym zadaniem jest regularne sprawdzanie, czy działania firmy są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, normami branżowymi oraz wewnętrznymi procedurami i politykami.

Zewnętrzne podmioty audytorskie to specjalistyczne firmy lub niezależni konsultanci, którzy oferują swoje usługi w zakresie audytu zgodności. Ich niezależność od audytowanej organizacji zapewnia większą obiektywność i wiarygodność przeprowadzanych ocen. Głownie dlatego, że audytorzy zewnętrzni nie są związani z codziennymi operacjami firmy, co może przyczynić się do uniknięcia konfliktu interesów i zapewnić większą transparentność procesu. Ponadto, audytorzy zewnętrzni, dzięki swojemu doświadczeniu i specjalizacji w różnych branżach, mogą dostarczyć cenne spostrzeżenia i rekomendacje, które mogą pomóc organizacji w poprawie jej procedur i systemów.

W rezultacie, audyt zewnętrzny jest często uważany za bardziej korzystny dla zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami i standardami oraz jak wspomnieliśmy wyżej – bywa wymagany przez dane przepisy czy współprace pomiędzy organizacjami.

Przeczytaj również: Czym jest rozporządzenie DORA i jakie ma znaczenie dla sektora finansowego?

Czy audyt zgodności jest konieczny?

Obowiązek przeprowadzania audytu zgodności zależy od specyfiki działalności firmy oraz od obowiązujących przepisów i regulacji. W niektórych branżach, zwłaszcza tych silnie regulowanych jak sektor finansowy, zdrowotny czy energetyczny, audyty zgodności są wymagane prawnie i mają na celu zapewnienie, że organizacje działają zgodnie z określonymi normami i przepisami.

Odwołując się do wspomnianego wcześniej przykładu wymagań unijnej dyrektywy NIS, konieczność przeprowadzenia zewnętrznego, niezależnego audytu zgodności nakłada ustawa o KSC (ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa). Oprócz narzucenia tego obowiązku, regulator określa również, że koszt przeprowadzenia takiego audytu leży po stronie audytowanej jednostki^[1].

Z kolei, o ile RODO wymaga od firm przetwarzających dane osobowe w UE, aby zapewniały ich ochronę i przestrzegały określonych standardów, to audyt zgodności z przepisami nie jest czynnością obligatoryjną dla przedsiębiorcy, ale jedynie narzędziem ułatwiającym spełnienie ustawowych wymogów ochrony danych.

Niezależnie od tego, czy audyt jest wymagany prawnie, czy przeprowadzany dobrowolnie, przynosi on korzyści w postaci identyfikacji potencjalnych obszarów ryzyka i możliwości ich usprawnienia.

Weryfikacja zgodności to nie tylko kontrola, ale również narzędzie do doskonalenia

Podsumowując, audyt zgodności z wymaganiami i normami jest niezbędnym narzędziem w zarządzaniu nowoczesną organizacją. Umożliwia on nie tylko zapewnienie zgodności z wymaganiami prawnymi i standardami branżowymi, ale także stanowi podstawę do ciągłego doskonalenia procesów biznesowych i zwiększania konkurencyjności na rynku. Dla wielu organizacji, regularne przeprowadzanie audytów zgodności jest elementem strategii zarządzania ryzykiem i budowania długoterminowej wartości.

Chcesz przeprowadzić audyt zgodności z wymaganiami danych przepisów lub standardów?

Zweryfikujemy czy Twoje systemy, procesy i praktyki są zgodne z obowiązującymi normami bezpieczeństwa oraz wymaganiami branżowymi, takimi jak ISO 27001, ISO 22301, RODO, ustawa o KSC, NIS i NIS2, DORA, NIST CSF, NIST 800-53, KNF oraz innymi regulacjami i standardami.

Skontaktuj się z nami już dziś. Napisz do nas na [email protected] lub skorzystaj z formularza w stopce strony.

Przypisy

^[1] Zapewne podobny obowiązek dotyczyć będzie nowej dyrektywy NIS2 zastępującej NIS. Zapisy takie znajdą się w nowej Ustawie o KSC lub innej ustawie uchwalającej na gruncie prawa polskiego unijną dyrektywę NIS2. Tego typu zapisów powinniśmy spodziewać się przed 17 października 2024, kiedy to mija termin implementacji wymagań NIS2.