Jak skutecznie szyfrować wiadomości e-mail i przesyłane pliki? Prosty przewodnik dla użytkowników i firm

Wysyłając wiadomości e-mail często dołączamy do nich pliki: umowy, faktury, raporty czy dokumenty z danymi osobowymi. Zarówno treść wiadomości, jak i same załączniki mogą trafić w niepowołane ręce. A niezaszyfrowany e-mail jest jak pocztówka – każdy po drodze może ją przeczytać.

Dlatego warto zadbać nie tylko o szyfrowanie treści maila, ale też o zabezpieczenie przesyłanych plików. W tym artykule pokażemy, jak to zrobić w prosty sposób, wykorzystując dostępne metody:

• • od zabezpieczania dokumentów Word i Excel hasłem, przez archiwizację plików w 7-Zip czy WinRAR,
  • aż po profesjonalne rozwiązania szyfrowania wiadomości (PGP, S/MIME, TLS).

Czym jest szyfrowanie wiadomości i plików?

Szyfrowanie to proces zamiany treści wiadomości lub pliku w nieczytelny kod, który można odszyfrować tylko przy użyciu odpowiedniego hasła lub klucza. Dzięki temu nawet jeśli ktoś przechwyci e-mail lub załącznik, nie będzie w stanie odczytać jego zawartości.

Kiedy brak szyfrowania prowadzi do problemów – przykłady z życia

Często dopóki nic złego się nie wydarzy, mamy wrażenie, że szyfrowanie to zbędna formalność. W codziennej pracy liczy się szybkość i wygoda – przygotować maila, wybrać adresata, dołączyć plik, kliknąć „Wyślij”. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy przez zwykłą pomyłkę albo rutynę dane trafiają w niepowołane ręce.

Takie sytuacje nie zdarzają się tylko „gdzieś w świecie”. Dzieją się tu i teraz – w firmach, urzędach czy placówkach medycznych. A ich skutki bywają poważne: od naruszenia prywatności klientów, przez obowiązek zgłaszania incydentu do UODO, aż po utratę reputacji i wysokie straty finansowe.

Przeczytaj również: Jakie kary pieniężne nałożono na polskie firmy od momentu wprowadzenia RODO?

Przyjrzyjmy się kilku przykładom, które pokazują, jak łatwo o błąd i dlaczego szyfrowanie plików oraz wiadomości naprawdę ma sens.

Autouzupełnianie adresu

Pracowniczka szpitala wysyła wyniki badań pacjentów. Program pocztowy podpowiada jej inny, bardzo podobny adres. W pośpiechu wysyła wiadomość – dokumenty trafiają do niepowołanej osoby.

→ Gdyby pliki były zaszyfrowane, niepowołany odbiorca nie mógłby ich otworzyć.

Wysyłka do całej listy klientów

Specjalista ds. sprzedaży chciał wysłać ofertę handlową jednemu kontrahentowi. Przez nieuwagę wybrał całą grupę mailingową. W efekcie poufne informacje biznesowe trafiły do wielu firm.

→ W razie zabezpieczenia pliku hasłem, nawet przypadkowi adresaci nie mieliby do niego dostępu.

Pomylony załącznik

Pracownik firmy logistycznej dołączył do maila nie ten plik, co trzeba – zamiast informacji o jednej przesyłce wysłał listę kilkudziesięciu klientów.

→ Zaszyfrowany plik ograniczyłby skutki pomyłki.

Włamanie na skrzynkę pocztową

Księgowa z firmy HR miała słabo zabezpieczoną pocztę e-mail (m.in. korzystała z prostego hasła, które od dawna nie było zmieniane). Hakerzy wykorzystali wyciek danych z innego serwisu, gdzie używała tego samego hasła, i bez problemu zalogowali się na jej skrzynkę. W efekcie zyskali dostęp do korespondencji, a w niej – list płac i danych osobowych pracowników.

→ Gdyby załączniki były szyfrowane, przejęcie poczty nie oznaczałoby automatycznie ujawnienia plików.

Szyfrowanie plików – pierwszy krok do bezpieczeństwa

Skoro już widzimy, jakie skutki może mieć brak zabezpieczeń, zacznijmy od najprostszego i najbardziej dostępnego sposobu ochrony danych: szyfrowania plików. To właśnie w załącznikach znajdują się często najważniejsze informacje i nawet jeśli wiadomość trafi do niewłaściwej osoby, zaszyfrowany dokument pozostanie nieczytelny.

Dobrą wiadomością jest to, że nie potrzebujesz specjalistycznej wiedzy ani drogiego oprogramowania. W wielu przypadkach wystarczy to, co już masz na komputerze.

Szyfrowanie dokumentów Microsoft Word / Excel

→ Otwórz dokument, kliknij „Plik”
→ Kliknij „Informacje”
→ Następnie wybierz „Chroń dokument”
→ Kolejno „Szyfruj przy użycia hasła”
→ Ustaw hasło i zatwierdź.

Dokument zostanie zabezpieczony i przy każdym otwarciu wymagać będzie hasła.

Szyfrowanie plików / folderów 7-Zip

→ Kliknij prawym przyciskiem myszy na wybrany plik.
→ Z menu kontekstowego wybierz „7-Zip”.
→ Następnie wybierz opcję „Dodaj do archiwum”.
→ W sekcji szyfrowania wpisz hasło.
→ Podaj je ponownie i zatwierdź.

Dzięki temu nikt nie zobaczy nawet listy plików bez hasła.

Szyfrowanie plików / folderów WinRAR

→ Kliknij prawym przyciskiem myszy na wybrany plik.
→ Z dostępnych opcji wybierz „Dodaj do archiwum”.
→ Następnie przejdź do funkcji „Ustaw hasło”.
→ Wpisz wybrane hasło.
→ Podaj je ponownie i zatwierdź.

Pamiętaj niezależnie od wybranej metody szyfrowania: hasło do pliku należy przesłać innym kanałem (telefonicznie, SMS-em, komunikatorem), nigdy w tym samym lub kolejnym e-mailu.

Najpopularniejsze metody szyfrowania wiadomości e-mail

Zabezpieczanie plików to świetny początek, ale pełne bezpieczeństwo osiągniemy dopiero wtedy, gdy zaszyfrujemy także treść wiadomości. Na szczęście istnieje kilka sprawdzonych metod – od tych automatycznych, które działają w tle, po bardziej zaawansowane rozwiązania dla firm. Warto jednak mieć świadomość, że niektóre z nich mogą wymagać wsparcia osób technicznych lub odpowiednich działów IT / cyberbezpieczeństwa, które zajmą się konfiguracją i utrzymaniem narzędzi.

Przeczytaj również: Jak zapewnić cyberbezpieczeństwo w firmie, gdy na rynku brakuje specjalistów?

Szyfrowanie transportowe, np. TSL

Pierwszy i niezbędny poziom zabezpieczeń. Chroni przesyłanie wiadomości między serwerami, ale nie zawsze zabezpiecza treści zapisanej w skrzynce.

Zalety: nie wymaga dodatkowej konfiguracji.
Wady: wiadomość w skrzynce odbiorcy może być nadal niezaszyfrowana.

Szyfrowanie S/MIME

Metoda oparta na certyfikatach cyfrowych wydawanych przez urząd certyfikacji. Integruje się z popularnymi klientami poczty (Outlook, Apple Mail). Ułatwia szyfrowanie i podpisywanie maili w środowiskach korporacyjnych.

Zalety: integracja z popularnymi klientami poczty (np. Outlook, Apple Mail), podpisy + szyfrowanie.
Wady: wymaga certyfikatu, zarządzanie kluczami/certyfikatami.

Szyfrowanie PGP / OpenPGP

Użytkownik generuje parę kluczy (publiczny i prywatny). Nadawca szyfruje wiadomość kluczem publicznym odbiorcy, a ten odszyfrowuje ją kluczem prywatnym. Zapewnia bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa, choć wymaga podstawowej wiedzy.

Zalety: bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa.
Wady: wymaga nieco więcej wiedzy i ręcznej wymiany kluczy.

Co jeszcze warto wdrożyć oprócz szyfrowania?

• • Dwuskładnikowe logowanie do skrzynki pocztowej.
  • Zabezpieczenie skrzynek bezpiecznymi hasłami (minimum 14 znaków z literami, cyframi i znakami specjalnymi).
  • Używanie w celach służbowych tylko e-maili firmowych (skrzynki prywatne zostawiamy na użytek osobisty).
  • W przypadku wysyłania wiadomości do wielu odbiorców używanie „UDW”, aby uniknąć ujawniania adresów.
  • Aktualizacje systemów i programów – luki w oprogramowaniu to furtka dla ataków.
  • Szkolenia dla pracowników – by wiedzieli, kiedy i jak szyfrować.

Przeczytaj również: Jak stworzyć bezpieczne hasło? 

Bezpieczeństwo e-maili to bezpieczeństwo Twoich danych

Szyfrowanie wiadomości i plików to nie jest zbędny luksus, ale realna ochrona danych – zarówno w firmie, jak i w życiu prywatnym. Zapamiętaj:

• • Dokument Word lub Excel możesz zaszyfrować hasłem.
  • Folder z wieloma plikami zabezpieczysz w 7-Zip lub WinRAR.
  • Całą wiadomość ochronisz dzięki PGP, S/MIME lub TLS.

Nie czekaj, aż pomyłka lub nieuwaga skończą się poważnym incydentem. Wybierz metodę dopasowaną do swoich potrzeb. Już nawet najprostsze szyfrowanie znacząco zmniejsza ryzyko wycieku danych.

A jeśli chcesz wdrożyć profesjonalne rozwiązania wzmacniające ochronę cyfrową firmy lub zbudować skuteczne nawyki w zakresie cyberhigieny pracowników – skontaktuj się poprzez formularz na dole strony lub na [email protected].

Pomożemy dobrać najlepsze narzędzia, przeszkolimy Twój zespół i zadbamy o to, by bezpieczeństwo stało się naturalnym elementem codziennej pracy.