5 błędnych przekonań na temat zarządzania ciągłością działania (procesów BCM)
6 kwietnia 2022
5m 13s Ciągłość działania jest dzisiaj priorytetem nie tylko w największych, międzynarodowych korporacjach. W zasadzie wszystkie świadome zagrożeń i dojrzałe organizacje wdrażają plany BCM. Jak nigdy przedtem zdajemy sobie sprawę jak bardzo zdarzenia typu pandemia, katastrofy naturalne czy wydarzenia geopolityczne wpływają na funkcjonowanie biznesu. W dalszym ciągu jednak spotykamy się z błędnymi przekonaniami na temat ciągłości działania. Spróbujmy się więc z nimi rozprawić.
Na wzrost zainteresowania zarządzaniem ciągłością działania wpływają ostatnie kryzysowe zdarzenia. Pandemia COVID-19, inwazja Rosji na Ukrainę, wzmożona aktywność cyberprzestępców, zerwania łańcuchów dostaw, rosnące ceny energii i paliwa – wszystko to sprawia, że firmy czują większą potrzebę zabezpieczania się na wypadek nieznanego. Chociaż potencjał procesów BCM dostrzega coraz więcej przedsiębiorstw, to aby ułatwić ich zrozumienie, omówmy najczęstsze mity z nimi związane.
1 mit: ciągłość działania potrzebna jest tylko korporacjom i instytucjom publicznym
Chociaż twierdzenie to negujemy już w pierwszych zdaniach, to jest ono na tyle powszechne, że „zasługuje” na podium zestawienia. Zarządzanie ciągłością działania dotyczy nie tylko dużych, międzynarodowych firm i organizacji publicznych (operatorów usług kluczowych i infrastruktury krytycznej). Udowodniła to zresztą pandemia koronawirusa będąca testem dla większości przedsiębiorstw. Te, z organizacji, które miały wdrożone procesy zarządzania ciągłością działania, poradziły sobie z kryzysem znacznie lepiej i nie musiały się mierzyć z poważnymi konsekwencjami.
Zdarzenia typu „czarne łabędzie” i inne zagrożenia występujące w biznesie stwarzają ryzyko przerwania ciągłości każdej organizacji. Niezależnie od tego, jakiej jest wielkości, do jakiego sektora i branży należy. Oczywiście, w przypadku wielkich korporacji procesy zarządzania ryzykiem będą bardziej rozbudowane. Jednak w żaden sposób nie świadczy to o tym, że ciągłość działania jest rozwiązaniem zarezerwowanym dla największych podmiotów.
2 mit: jeśli firma przetrwała pandemię bez planów BCM, to poradzi sobie z innymi zagrożeniami
Są firmy, które pomimo braku planów BCM dość dobrze przeszły przez kryzys wywołany pandemią (bądź z różnych względów kryzys nie dotkną ich wcale lub w minimalny sposób). Jeśli organizacje te nabrały zbyt dużej pewności co do swojej ogólnej odporności biznesowej i uważają, że są teraz gotowe na wszystko, to niestety tkwią w błędzie.
Pandemia jest tylko jednym z zagrożeń mogących negatywnie wpływać na ciągłość działania. To, że firma poradziła sobie z konkretną sytuacją, nie oznacza, że wytrzyma inne kryzysowe zdarzenia takie jak cyberataki, wycieki danych, powodzie czy akty terroryzmu. Wydarzenia te związane będą z zupełnie innymi problemami niż te, które wywołała pandemia.
Przeczytaj również: Dlaczego warto testować Plany Ciągłości Działania?
3 mit: ciągłość działania nie jest potrzebna, ponieważ organizacja posiada ubezpieczenie
Polisa ubezpieczeniowa nie jest tym samym co zarządzanie ciągłością działania. Stanowi ona ważną część planu BCM, ale nie jest w stanie pokryć wszystkich szkód spowodowanych danym zdarzeniem.
Ubezpieczenie nie chroni przed utratą klientów, reputacji, problemami z dostępem do lokalizacji firmy czy niepowodzeniami związanymi z wypuszczeniem nowego produktu na rynek. Polisa ubezpieczeniowa nie określa również jak zachować się w przypadku zmaterializowania się zagrożeń. Zapewnić to może jedynie dobrze opracowany Plan Ciągłości Działania.
4 mit: ciągłość działania nie jest warta inwestycji
Jeśli powyższe stwierdzenie uważamy za prawdziwe, wystarczy, jeśli zastanowimy się na jakie koszty narazilibyśmy organizację w razie 8-godzinnego przestoju. Dla przykładu posłużmy się badaniem Grupy K2 i IDG Poland „Technologie i marketing w e-commerce”. W raporcie tym czytamy, że dla 24% e-commerce godzina przestoju to strata w wysokości 1-20 tys. złotych, a dla 8%. – ponad 20 tys. złotych…
W sieci można znaleźć kalkulatory ułatwiające podobne obliczenia (jak np. kalkulator przestoju związanego z awariami technologicznymi). Potencjalne oszczędności wynikające z wdrożenia Planu Ciągłością Działania mogą naprawdę zaskoczyć… Warto podkreślić, że posiadanie planu BCM to również korzyści finansowe związane z obniżeniem składek ubezpieczeniowych.
5 mit: wystarczy samo posiadanie planów BCM
Niestety samo przygotowanie Planu Ciągłości Działania nie wystarczy, aby w razie wystąpienia zagrożenia zachować odporność. Ważne jest zapoznanie z procesami BCM pracowników, regularne testowanie posiadanych rozwiązań i ich aktualizacja. To, że wiemy jak postępować i realizujemy pewne zadania codziennie, nie oznacza, że będziemy wiedzieć jak zachować się nagłych wypadkach. Działanie w sytuacji awaryjnej różni się przecież od tego, jak wygląda praca w normalnych warunkach.
Testy Planów Ciągłości Działania można przeprowadzić samodzielnie lub zlecić je firmom specjalizującym się w tym zakresie. Oprócz testów niezwykle istotne jest aktualizowanie planów, ponieważ zmieniają się nie tylko zagrożenia, ale także sposób funkcjonowania firmy, jej otoczenie i dostępne rozwiązania. Jeśli organizacja nie jest pewna czy odpowiednio zadbała o wszystkie kluczowe elementy, może również przeprowadzić audyt całościowej oceny zarządzania procesem ciągłości działania.
Na zakończenie
Błędnych przekonań związanych z ciągłością działania jest zapewne znacznie więcej. My skupiliśmy się jedynie na tych, które według nas są najbardziej popularne. Mamy nadzieję, że udało nam się z nimi rozprawić i zachęcimy do wdrożenia procesów BCM tych, którzy do tej pory mieli wątpliwości co do niektórych aspektów.
Jeżeli jesteś zainteresowany przygotowaniem, wdrożeniem lub testami Planu Ciągłości Działania, sprawdź co możemy zrobić dla Twojej firmy:
Szukasz dedykowanego szkolenia dla pracowników? Chcesz zdobyć certyfikat PECB w zakresie zarządzania ciągłością działania? Zobacz:
